Recruiting und Bewerbermanagement in digitalen Zeiten

Der digitale Wandel hat inzwischen auch das Personalmanagement in den Unternehmen erreicht. Und das ist dringend notwendig: Schließlich haben sich nicht nur in vielen Berufszweigen die Anforderungen an die Bewerber geändert – auch das Bewerbermanagement gilt es an die neuen Zeiten anzupassen.

Digitalisierung und Arbeit 4.0 haben nicht nur Einfluss auf die Arbeitswelt, sondern auch auf die Prozesse rund um die Personalansprache und Gewinnung von Fachkräften. Das heißt: Top-ausgebildete Ingenieure und Entwickler mit Kenntnissen in fünf Programmiersprachen oder Content Marketing Manager mit Zusatzqualifikationen in Suchmaschinenoptimierung erreicht man heute nur noch selten über konventionelle Stellenausschreibungen in den Karrierebeilagen und Online-Portalen der Tageszeitungen. Es gibt für Bewerber und Unternehmen immer mehr Möglichkeiten, zueinander zu finden. Der Medien-Mix wird unübersichtlicher. Erst recht macht sich heute kaum einer die Mühe, seine Bewerbungsunterlagen in Copyshops auszudrucken und anschließend postalisch zu versenden – das Porto wird schließlich auch immer teurer und verursacht einen erheblichen Mehraufwand für die Personalabteilungen. Tatsächlich erhalten heute nur 13 Prozent der Top 1.000-Unternehmen in Deutschland Bewerbungen auf dem Postweg.

Stellenpool Social Media

Unternehmen erreichen motivierte Nachwuchskräfte daher längst über alternative Kanäle – Stichwort: Social Recruiting. Entsprechend haben sich berufliche Online-Portale wie Xing oder LinkedIn seit langer Zeit schon zu digitalen Basaren für Headhunter, Recruiter und Bewerber entwickelt. Auch Blogs und Social-Media-Plattformen wie Facebook, Twitter oder Instagram werden sowohl von Bewerbern als auch von Unternehmen genutzt, um auf sich aufmerksam zu machen. Stellenausschreibungen werden so zielgruppengerechter platziert und mit hochästhetisierten HR-Videos verknüpft, um das Bewerberinteresse zu erhöhen. Und auf den firmeneigenen Karriereportalen klicken sich Hochschulabsolventen wie Ausbildungsanwärter durch professionelle Bewerbungsassistenten, von der Registrierung bis zur Eingangsbestätigung – zudem immer häufiger über mobile Endgeräte.

Analoge Papierberge statt digitale Akten

Die Studie über die Bewerbung der Zukunft „Recruiting Trends“ des Online-Karriereportals „Monster“ und der Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) zeigt, dass Unternehmen die überwiegende Mehrheit der Bewerbungen in digitaler Form erhalten: rund 50 Prozent via Formular und 36 Prozent per E-Mail. Doch spätestens mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch ist in vielen Personalabteilungen wieder trostlos-analoge Papierverwaltung angesagt, wenn keine geeignete Software für Personalmanagement eingesetzt wird. Medienbrüche vermehren sich. Nüchterne Pappordner mit ausgedruckten Zeugnissen, Lebensläufen und Probearbeiten der Bewerber pflastern Büroregale und Schubladen. Jegliche E-Mail-Korrespondenz versickert in den Untiefen der überfüllten Posteingänge. Terminabsprachen zu den Bewerbungsgesprächen mit den Vertretern der Fachabteilungen finden noch immer spontan zwischen Tür und Angel statt. Zugleich werden Job-Interessenten über den aktuellen Status des Bewerbungsverfahrens im Unklaren gelassen. E-Recruiting endet dann zumeist dort, wo Ordner, Mappen, Tacker und Stempelkissen die Schreibtische in der Personalabteilung fluten.

Digitale Personalakten für das Bewerbermanagement

Dabei gibt es praktische Alternativen – Technologien, die den gesamten Bewerbungsprozess nicht nur transparent abbilden, sondern das Verfahren bis zur finalen Einstellung oder Absage des Bewerbers nachhaltig erleichtern und beschleunigen. So arbeitet die HR-Abteilung in vielen Firmen heute mit modernen digitalen Personalakten und Bewerbermanagement-Lösungen. Elektronische Personal- und Bewerberakten werden für jeden Jobkandidaten angelegt, und sämtliche Daten und Dokumente werden darin zentral archiviert und verwaltet. Elektronische Workflows sorgen für einen hohen Grad an Automatisierung. Alle Informationen zum Bewerber und Vorgang sind an jenen Stellen jederzeit verfügbar, wo sie benötigt werden: zum Beispiel Vertragsvorlagen und Vereinbarungen, die fachliche Qualifikation oder weitere Detailfragen rund um den Bewerber, je nach Bearbeitungsschritt und Zugangsberechtigung.

Digitale Workflows vom Erstkontakt bis zur Einstellung

Elektronische Workflows helfen dabei, den Verwaltungsaufwand für den Personaler deutlich zu reduzieren, Vorlagen und Serienbrieffunktionen assistieren bei der Korrespondenz mit den Kandidaten. Schnittstellen zu E-Mail- und Kalenderdiensten unterstützen bei der terminlichen Koordination im Hinblick auf Vorstellungsgespräche, Assessment Center oder Probetage. Wichtig ist zudem, die rechtskonformen Aufbewahrungsfristen für die Zeugnisse und Lebensläufe abgelehnter Bewerber zu berücksichtigen: Dokumente sowie die damit verknüpften Personalakten werden entsprechend der datenschutzrechtlichen Vorgaben unwiderruflich gelöscht.

Aus eigener Projekterfahrung wissen wir, dass die digitalen Personalakten auf Basis unserer Software enaio® auch über das Bewerbermanagement hinaus erfolgreich im Einsatz sind, beispielsweise für Gehalts- oder Reisekostenabrechnungen oder eine revisionssichere Archivierung des Schriftverkehrs. Verknüpfungen zu Office-Anwendungen und HR- oder ERP-Systemen gehören hier ebenfalls zum Standard. So können digitale Personalakten mit Einstellungs- oder Urlaubsworkflows gekoppelt werden. In einigen Anwendungsfällen werden digitale Personalakten für die workflowgestützte Technik-Einrichtung von neuen Arbeitsplätzen genutzt. Schließlich hört die vielbeschworene digitale Transformation in Unternehmen nicht erst mit der endgültigen Vertragsunterzeichnung des Bewerbers auf – sie begleitet den neuen Mitarbeiter im optimalen Fall auch während seiner gesamten Tätigkeit.

»Mit enaio® lassen sich alle Unterlagen in der elektronischen Bewerberakte übersichtlich verwalten und die einzelnen Etappen der Arbeitsprozesse komfortabel im System planen. Erfahren Sie mehr über unserer Lösungen für Personalmanagement.

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