E-Government: Flüchtlingsakte praktisch umgesetzt

Die zunehmenden Flüchtlingszahlen stellen die deutschen Behörden vor große Herausforderungen. Die Digitalisierung der Prozesse rund um das Flüchtlingsmanagement bringt große Erleichterung in den kommunalen Verwaltungen. Das zeigt das Beispiel des baden-württembergischen Kreis Breisgau-Hochschwarzwald.

Auf den starken Menschenzustrom waren im Jahr 2015 weder die Mitarbeiter der kommunalen Verwaltung im Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald noch die vorhandene Softwareinfrastruktur vorbereitet. So sah man sich gezwungen eine Lösung zu finden, um Datenerfassung und Informationsverarbeitung zu verbessern. Der gesamte Prozess sollte einfacher und vor allem schneller werden – von der Registrierung über die Unterbringung bis hin zur Betreuung und Integration, um eine Verwaltungskrise zu vermeiden. Das Landratsamt entschied sich dafür, aktiv zu werden: Ein digitales Verfahrensprogramm sollte konzipiert und umgesetzt werden, das sowohl Dokumentationsmöglichkeiten zur Unterbringung und Sozialarbeit als auch Dokumentenmanagement ermöglicht. Ziel war es, die Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten und das Flüchtlingsmanagement damit umfänglich zu optimieren.

Praxisalltag berücksichtigt

Innerhalb von drei Monaten entstand ein IT-gestütztes Flüchtlingsmanagement auf Basis des Enterprise Content Management-Systems enaio® von OPTIMAL SYSTEMS. Die IT-Experten des Landratsamtes arbeiteten dafür mit der Kommunalen Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF), dem Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg (DVV BW) sowie einer landesweiten Expertengruppe von Stadt- und Landkreisen zusammen. Der Praxisalltag der Sachbearbeiter spielte eine große Rolle im Projekt: Mit dem Ziel, eine möglichst vollständigen E-Akte umzusetzen, wurden auch Verwaltungsmitarbeiter, Sozialarbeiter sowie auch Wohnraumbewirtschafter hinzugezogen.

Umgesetzt wurde das Projekt „E-Akte Flüchtlingsmanagement“ von KIVBF und OPTIMAL SYSTEMS. Neben der elektronischen Erfassung und diversen Dokumentationsmöglichkeiten war es den Verantwortlichen wichtig, dass die Daten aus dem Migranten-Verwaltungs-Informationssystem (MigVIS) des Landes Baden-Württemberg in die elektronische Akte auf Basis von enaio® übernommen werden können. William Schmitt, Geschäftsführer der KIVBF: „Die E-Akte ermöglicht einen umfänglichen, elektronischen Datenaustausch zwischen der Datenplattform MigVIS der Landeserstaufnahmestellen für Flüchtlinge und den kommunalen Mandanten in den Stadt- und Landkreisen“. So werden Fehlerquellen und Doppelerfassung von Daten vermieden und die Informationslage wird für alle Sachbearbeiter in den jeweiligen Bereichen verbessert. Unterschiedliche Zugriffsrechte wahren dabei den Datenschutz.

E-Akte beschleunigt die Verfahren

Die Arbeitsabläufe werden nun digital unterstützt und sind damit effizienter: „Mit der jetzt entwickelten Plattform gehören die viel zu langwierigen, unübersichtlichen und mit zahlreichen Fehlerquellen behafteten Verfahren zur Registrierung, Unterbringung, Versorgung und Integration von Flüchtlingen der Vergangenheit an“, so Störr-Ritter.

Inzwischen sind im Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald die Daten von rund 2.500 Flüchtlingen aus den 24 Gemeinschaftsunterkünften des Kreises eingepflegt. Dazu kommen über 1.000 Datensätze zu Asylverfahren von Menschen, die bereits seit längerer Zeit im Landkreis sind oder die bereits einer Gemeinde zugewiesen wurden. Sowohl die Erstregistrierung als auch die Verwaltungsvorgänge zur Integrationsvorbereitung sind mithilfe der Software optimiert worden.

Sachbearbeiter können nun sofort einsehen, wie viele Betten in der Unterkunft noch verfügbar sind. Die Lösung ermöglicht es, bestimmte Kriterien wie Geschlecht, Religion und Familienverbund bei der Suche nach freien Betten oder Unterkünften zu berücksichtigen. Daten über Herkunft, Familienstand, Sprachkenntnisse, Bildungsgrad und berufliche Fertigkeiten werden erfasst und zentral abgelegt. Diese sind für die zuständigen Fachbereiche zentral verfügbar — und je nach Zugangsberechtigung für den Sachbearbeiter nutzbar.  Basierend auf der ECM-Plattform enaio® können jegliche von den Flüchtlingen vorgelegten oder für sie erstellten Urkunden, Zeugnisse oder sonstige Dokumente, wie zum Bespiel Ausweise oder Nachweise über berufliche Qualifikationen, erfasst und in der E-Akte gebündelt werden.

Baden-Württemberg verfügt damit nicht nur über ein einheitliches Werkzeug für alle Unteren Aufnahmebehörden (UAB) sondern nimmt im Ländervergleich auch eine Vorreiterrolle beim Flüchtlingsmanagement ein. 

Elektronischce Flüchtlingsakte (SWR)

Im Einsatz: E-Akte für kommunales Flüchtlingsmanagement (Video-Bericht von SWR über das Pilotprojekt)

 

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