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Achtung Falle! Tipps für den besseren Umgang mit E-Mails (Update)

Peinlich, peinlich: Mehr als jeder zweite Deutsche hat bereits einmal eine vertrauliche E-Mail aus Versehen an den falschen Absender gesendet. Sie auch bereits? Muss nicht sein! Bei der effizienten Verwaltung von E-Mails geht es inzwischen um weit mehr als einen übersichtlichen Eingangskorb. Ein ganzheitliches Konzept für Informationsmanagement ist gefragt. Welche Fallen es bei der E-Mail-Produktivität gibt und wie Sie sie erfolgreich umgehen können, lesen Sie hier.

Wettbewerbsfaktor E-Mail

E-Mails sind in den letzten Jahren zur beliebtesten Kommunikationsform avanciert. Bereits jeder zehnte Berufstätige erhält täglich 40 oder mehr E-Mails (Bitkom, 2014) und das Aufkommen steigt weiter. Viele Unternehmen machen sich Gedanken über die zunehmende Belastung  der Beschäftigten und versuchen, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren. Auch das Abschaffen wird erwogen, ist aber gefährlich. Immerhin stecken in vielen E-Mails geschäftskritische Informationen. Eine gute E-Mail-Archivierung ist daher unumgänglich. Der richtige Umgang mit digitaler Post ist zum wichtigen Wettbewerbsfaktor geworden. Umso wichtiger ist es, Fallen in der E-Mail Produktivität zu vermeiden:

Fallen in der E-Mail Produktivität (c) OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Mit ein wenig Disziplin lassen sich diese Fallen leicht vermeiden und die E-Mail-Produktivität steigern. Darüberhinaus können Unternehmen mit den passenden Werkzeuge (siehe Falle Nr. 3 und 4) viel Zeit und Geld sparen – und von E-Mails verursachter Stress vermeiden. Freigabe und Kenntnissnahme-Workflows helfen genau so wie ein zentrales Archiv. OPTIMAL SYSTEMS verfügt über ein bewährtes Portfolio im Bereich E-Mail-Archivierung und E-Mail-Verwaltung, das sowohl die gängigen Groupware-Systeme integriert. Eine wichtige E-Mail aus 2009 zu finden, kann zur Herausforderung werden – aber nicht mit der richtigen Software, wie etwa enaio®. ECM ermöglicht es, E-Mails  zu verwalten, und hilft dabei, rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Es verbessert darüber hinaus die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern sowie Teams und steigert die Produktivität.

Fünf Tipps für mehr E-Mail-Produktivität

  • Qualifizieren und quantifizieren Sie den E-Mail-Eingang und definieren Sie Zuständigkeiten.
  • Verbessern Sie die Übersicht in der Mailbox durch Funktionspostfächer (z. B. für Projekte oder thematisch ähnliche Vorgänge). Regeln werden Ihnen helfen, Ihr Postfach vorzusortieren.
  • Vereinfachen Sie Antworten, indem Sie z. B. vordefinierte Textbausteine verwenden.
  • Behalten Sie andere Kommunikationskanäle im Blick und binden Sie sie ggf. in die Bearbeitung von Anfragen ein. Dazu gehört auch, das Medium E-Mail zu hinterfragen: Fragen Sie sich, bevor sie eine neue E-Mail schreiben,  ob Sie eventuell mit ein anderen Medium schneller ans Ziel kommen.
  • Archivieren nicht vergessen: Die gesetzliche Pflicht zur Archivierung des geschäftsrelevanten Schriftverkehrs betrifft auch E-Mails.
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