Rechnungsabwicklung: So wird die Rechnung zum Sparschwein

Rechnungsabwicklung: So wird die Rechnung zum Sparschwein

Die Optimierung von Geschäftsabläufen ist die wichtigste Anforderung der Fachbereiche an IT-Verantwortliche in Unternehmen. Eines der erfolgversprechendsten Automatisierungskonzepte ist die elektronische Rechnung. Das Rationalisierungspotenzial bei der Rechnungsbearbeitung ist enorm.

Sparschwein E-Rechnung

So wird die elektronische Rechnung zum Sparschwein

Im Jahr 2015 wurden in Europa ca. 35 Milliarden Rechnungen versendet – und das immer häufiger per E-Mail, sodass sie auch digital bearbeitet und archiviert werden können, ohne Medienbrüche. Jedoch drucken und versenden Unternehmen Rechnungen weiterhin mehrheitlich per Post, obwohl dies nicht wirklich wirtschaftlich ist. So erreicht der Rechnungseingang in Unternehmen schnell eine Größenordnung, die ohne eine geeignete Softwarelösung für Rechnungsbearbeitung nur durch einen sehr hohen Kosten- und Zeitaufwand bewältigt werden kann. Dabei spielt Zeit doch eine entscheidende Rolle, um zum Beispiel gewährte Skonti zu nutzen und somit Kosten zu sparen. Die EU-Kommission schätzt die möglichen Einsparungen durch eine elektronische Rechnungsbearbeitung für Unternehmen in der EU auf 64,5 Milliarden Euro pro Jahr und sieht deshalb vor, E-Invoicing bis 2020 zu etablieren.

Fehler vermeiden, Aufwand minimieren

Mit der Umstellung auf papierlose Rechnungsabwicklung lassen sich Kosten und Zeit sparen, Fehlerquellen werden reduziert. Studien zeigen, dass beim papierbasierten Arbeiten durchschnittlich sechs Kopien je Rechnung erstellt und dezentral archiviert werden. Daraus resultiert eine wahre Zettelwirtschaft. Es werden unnötige Fehlerquellen und Mehraufwand verursacht. „Allein wegen der eingesparten Kosten für den nicht benötigten Platz und die entsprechenden Aktenschränke“ war die Einführung einer Enterprise Content Management-Software für die Zeppelin Baumaschinen GmbHwirtschaftlich sinnvoll“, wie Stefan Nehls, Software Engineer beim Baumaschinenspezialisten, bestätigt. Die elektronische Aufbewahrung empfangener Rechnungen oder digitalisierte Papierrechnungen helfen dabei, Bearbeitungsprozesse und Rechnungsausgänge erheblich zu beschleunigen. ECM-Software unterstützt Unternehmen beispielsweise mit Freigabeworkflows dabei, Prozesse bei der Rechnungsprüfung zu optimieren. Weit mehr als die Hälfte der benötigten Arbeitszeit kann durch die elektronische Rechnungsbearbeitung  eingespart werden: „Unsere Rechnungsdurchlaufzeiten haben sich dank des perfekt in unsere Unternehmensabläufe integrierten Eingangsbelege-Workflows um bis zu 80 Prozent verkürzt„, so Björn Gersch, Director Operations der Meyer Logistik / Meyer GmbH & Co. KG, die seit 2010 die Software von OPTIMAL SYSTEMS für Dokumentenmanagement und Rechnungsbearbeitung einsetzt.

Optimierung durch Digitalisierung

Die Fertigungsindustrie macht es vor in Sachen Digitalisierung: Im Rahmen von Industrie 4.0 werden immer mehr Fertigungsprozesse automatisiert und digital abgewickelt. Aber die „Smart Factory“ kann es nicht geben, wenn allein die Prozesse in der Produktion digitalisiert werden. Auch im kaufmännischen Bereich lassen sich Vorgänge durch Digitalisierung effizient automatisieren. Zahlreiche Unternehmen haben mithilfe von ECM-Software den Rechnungseingangsprozess komplett digital abgebildet – egal ob Rechnungen per Post oder E-Mail empfangen werden. In vielen Fällen war das ein Einstiegsszenario in eine weitreichende Digitalisierungsstrategie – sozusagen eine Keimzelle der digitalen Transformation der Unternehmen. OPTIMAL SYSTEMS geht mit gutem Beispiel voran und forciert den  elektronischen Rechnungsaustausch.Bild: Whitepaper Elektronische Rechnung

Aus dieser Erfahrung schöpfend haben wir das Whitepaper „Sparschwein elektronische Rechnung“ für Unternehmen geschrieben, die den Bearbeitungsprozess von Rechnungen genauer unter die Lupe nehmen wollen. Im Whitepaper finden Sie u. a. weitere Informationen zu den Vorteilen elektronischer Rechnungseingangsworkflows und erfahren, welche Kostentreiber es bei der manuellen Postbearbeitung gibt. Außerdem können Sie mit unserem Potenzialrechner das Sparpotenzial für die Rechnungseingänge und -ausgänge in Ihrem Unternehmen einfach berechnen.

» zum Whitepaper „Sparschwein E-Rechnung

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