Als Robinson Crusoe Collaboration entdeckte

Als Robinson Crusoe Collaboration entdeckte

Zugegeben: Das Leben auf einer einsamen Insel hat seine Reize, ist aber für die meisten Menschen nicht erstrebenswert. Daniel Defoes Romanfigur blieb allerdings keine Wahl: Die Natur hatte ihm ein „Inseldenken“ aufgenötigt, dem er aus eigener Kraft nicht entfliehen konnte. Aber was hat das mit den Anforderungen moderner Unternehmen an Teamwork und Collaboration zu tun?

Inseldenken erschwert Kooperation

Stellen Sie sich eine Firma vor, deren Mitarbeiter und Abteilungen effizient zusammenarbeiten sollten, um Terminabsprachen einzuhalten, Projekte erfolgreich abzuschließen und eine langfristige Kundenbindung zu erreichen. Soweit die Theorie. In der Praxis steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit aber häufig eine „Inselmentalität“ entgegen. Diese Mentalität fördert das Silodenken, hemmt damit die Produktivität und blockiert die digitale Transformation per se.

Abteilungen oder Geschäftseinheiten entwickeln sich folglich zu Informations-Fürstentümern und den Mitarbeitern geht es wie Robinson Crusoe: Die Zusammenarbeit mit Kollegen fällt ihnen schwer; es fehlen Informationen und passende Ansprechpartner bei Rückfragen; Dokumente bleiben liegen, weil bzgl. Bearbeitungs- und Freigabestatus Unklarheit herrscht. Solch ein Szenario überrascht nicht, denn nur 13% der Unternehmen in Deutschland nutzen intern überhaupt eine Software zur gemeinsamen Dokumentbearbeitung (Quelle: bitkom Digital Office Index). Last but not least machen heterogene IT-Landschaften und Softwareinseln, die den Zugriff auf essentielle Programme einschränken, effizientes Teamwork nicht einfacher.

Grafik Collaboration - Quelle: BITKOM

Auf zu neuen Ufern – Collaboration mit ECM

Dabei ist klar: Was schon innerhalb eines Firmenstandorts nicht klappt, wird erst recht problematisch, wenn die Interaktion mit den Bewohner anderer „Inseln“ (z.B. weitere Standorte oder Abteilungen, Kunden, Partner) notwendig ist. Während bei Crusoe die technischen Voraussetzungen äußerst eingeschränkt waren, haben Unternehmen viele Möglichkeiten, das Silodenken aufzubrechen, zum Beispiel mit unserem Enterprise Content Management-System enaio®.

Produktivitätshemmnisse beseitigen, Effizienz steigern

enaio® schafft eine gemeinsame Informationsplattform, um die Verzahnung von Prozessen mit Kunden, zwischen einzelnen Arbeitsplätzen, über mehrere Abteilungen oder zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten zu verbessern. Das Collaboration Management mit der ECM-Software enaio® hilft dabei, die Zusammenarbeit zu beschleunigen und den Zugang zu Informationen zu vereinfachen. Alle Abläufe werden revisionssicher archiviert, egal ob die am Projekt beteiligten Mitarbeiter im Büro, von unterwegs über den Web-Client oder in den Android-, iOS- und Windows-Apps arbeiten.

Gründe für Einführung von Collaboration-Tools„Finden statt suchen“ ist die Devise

enaio® bietet Ihnen ein strukturiertes digitales Ablagesystem in Form von elektronischen Akten, das in sämtlichen Branchen nutzbar ist.  Statt Unmengen an Dateien mit verschiedenen Endungen (um die jeweilige Version und den Bearbeitungsstand zu verdeutlichen) zu generieren, nutzt enaio® Verweisdokumente und Linksammlungen. So können Dokumente an mehreren Orten angezeigt oder referenziert werden, existieren jedoch nur einmal im System. Zeit, die bei der Aktualisierung gemeinsamer Dokumente verloren ging, kann jetzt effizienter genutzt werden. Mit Hilfe des rollenbasierten Rechtesystems wird dabei sichergestellt, dass alle Beteiligten genau die Inhalte sehen oder bearbeiten können, die sie benötigen. Jedes ECM-Objekt kann außerdem mit Metadaten versehen werden, um sofort alle Materialien eines bestimmten Mitarbeiters oder Kunden, mit einem bestimmten Status oder Erstellungsdatum, etc., anzuzeigen. Diese Metadaten, wie auch den Dokumenten zugeordnete Notizen, sorgen u.a. dafür, dass Sie alle benötigten Informationen sofort finden.

» Erfahren Sie mehr über ECM-Lösungen für eine bessere Zusammenarbeit: Bestellen Sie jetzt den Praxisguide „Teamwork, was geht ab?“. Unser Praxisguide erklärt, wie sie mit ECM-Software Collaboration Management etablieren können, um Inseldenken zu vermeiden.

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