Agiler und effizienter ohne Informationssilos

Agiler und effizienter ohne Informationssilos

Viele Unternehmen und Verwaltungen sind klassisch nach Abteilungen organisiert. Wenn sich diese Abteilungen verselbständigen oder sich sogar zu „Fürstentümern“ entwickeln, denkt jeder Mitarbeiter nur für sich und höchstens für seine Abteilung. Silodenken macht sich breit und behindert den notwendigen Weg zu mehr Agilität in einer dynamischer werdenden Welt. Wie kann man gegen solche Informationssilos gegensteuern?

Wider die Informationssilos

Silo-Ablage

Abbildung 1: Siloablage nach Abteilungen – Ablagestruktur in Abteilungsordner auf einem File-Server.

Wie kann man Schritte zu einer Kulturänderung im Unternehmen angehen? Kultur verfestigt sich zu Strukturen, Strukturen stützen die vorhandene Kultur. Wir haben in Projekten Erfahrungen sammeln können, wie geänderte Ablagestrukturen positive Kulturänderungen befördern.

Unternehmen, die Informationssilos bzw. Silodenken in ihrer Organisation vermeiden wollen und reibungslose Prozessflüsse anstreben, müssen sich auch mit den Strukturen ihrer Dokumentenablage auseinander setzen. Die klassische Ablage von Dokumenten spiegelt die Hierarchien und Arbeitskultur wieder, und ist ein guter Nährboden für ein Silodenken. Die Abbildung 1 zeigt dies an einem Beispiel aus der kommunalen Verwaltung. In der Regel werden die Dokumente an einem Ort abgelegt, auf dem alle Mitarbeiter der Abteilung Zugriff haben, heute also meist auf einem File-Server oder vielleicht sogar noch in einem Abteilungsordner.

Hindernis papierbezogene Prozesse

Siloablage nach Abteilungen 2

Die Ablagestruktur in Abteilungsordner stößt an ihre Grenzen, wenn Prozesse über die Silos hinweg laufen.

Papier als letztes Informationsilo hat einen großen Nachteil. Laufen Prozesse wie die Haushaltsplanung über die Silos hinweg (Abbildung 2), haben die Beteiligten mit Medienbrüchen zu kämpfen. Von Medienbrüchen spricht man, wenn der Informationsträger geändert und damit der Geschäftsprozess unterbrochen wird. U.a. weil Daten in einer anderen Form weitergereicht werden müssen, als sie erhalten würden. Im Ergebnis: Nicht alle Beteiligten haben Zugriff auf die Informationen der jeweils anderen Abteilung.

Was passiert in einem solchen Fall? Eine Datei wird zum Beispiel via E-Mail-Verteiler angefragt. Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft die Reaktion auf die Anfrage: „Kann mir mal jemand den aktuellen Plan zusenden?“. Frau Grün fragt ihren Kollegen Herrn Blau und Frau Rot nach einem Dokument. Herr Blau hat es nicht, Frau Rot antwortet und schickt das Dokument dann gleich „an alle“:

Die Suche nach einem Dokument per E-Mail-Verteiler ist umständlich. Störungen und Mehrfachkopien des Dokuments sind die Folge.

Abbildung 3: Die Suche nach einem Dokument per E-Mail-Verteiler ist umständlich. Störungen und Mehrfachkopien des Dokuments sind die Folge.

Stockende Prozesse, unterbrochene Arbeitsflüsse

Die Folge: Der Prozess kommt ins Stocken: Am Prozess beteiligte Mitarbeiter werden in ihrem Arbeitsfluss unterbrochen, denn die Nachricht ist zu lesen, das angefragte Dokument zu suchen und die Anfrage ist zu beantworten. Außerdem kommt es so zu Mehrfachablagen, die die Speicherorte füllen. Gleichzeitig ergibt sich ein anderes Problem: Durch Informationssilos fehlt es an Transparenz und Mitarbeiter können nicht nachvollziehen, welches die aktuelle Version eines Dokumentes ist. Die Abbildung 4 stellt die Zusammenhänge der negativen Auswirkungen dar:

Auswirkungen einer dezentralen, unsystematischen Ablage

Abbildung 4: Auswirkungen einer dezentralen, unsystematischen Ablage.

Was also tun?

Die Antwort lautet: Dokumente in prozessbezogenen Vorgängen strukturiert ablegen und allen Beteiligten abteilungsübergreifend darauf Zugriff geben. So werden die Dokumente für alle Beteiligten auch in ihren Versionen chronologisch nachvollziehbar, was auch die Zusammenarbeit mit Nachbarabteilungen erleichtert. Denn wird ein zentrales System zur Verwaltung sämtlicher Dokumente eingesetzt, Brief, E-Mails oder Dokumente, die von anderen IT-Systemen (wie z. B. ERP-Systeme oder CRM-Systeme) erzeugten werden, so ist jeder Vorgang transparent und damit für alle nachvollziehbar.

Vorgänge einer Art laufen in der Regel nach einem vorgegebenen Muster ab. Es gibt ein Hauptdokument, das am Ende das Ergebnis trägt. Das ist das „verwertbare Produkt“ (z. B. eine Baugenehmigung, ein Sitzungsprotokoll, der Haushaltsplan für das nächste Jahr, eine Ausgangsrechnung, ein Vertrag etc.). Damit zusammen hängt eine Reihe unterstützender „Zwischenprodukte“, die in der oben skizzierten prozessbezogenen Ablage direkt mit abgelegt werden können, im besten Falle sogar automatisch. Wenn also ein Vorgang eröffnet wird, der mit dem Hauptdokument zusammenhängt, wird das in der Ablage für alle Leseberechtigten sofort nachvollziehbar und recherchierbar.

Die nächste Abbildung zeigt einen Vorgang aus dem Prozess „Personal einstellen“. In der Prozesslandkarte der Verwaltung hat dieser Prozess die Nummer 5091. Zu diesem Prozess wurde ein Vorgang angelegt: Die IT-Abteilung (“innerer Kunde”) beauftragt die Personalabteilung (“interner Dienstleister”), zum 1. September 2015 die freiwerdende Stelle eines Systemadministrators zu besetzen.

Abbildung Vorgang mit Meilensteinen

Vorgang mit Meilensteinen

Der Arbeitsvertrag mit dem neuen Beschäftigten ist das Hauptdokument, auf das der ganze Vorgang hinsteuert. In der Terminologie der prozessorientierten Ablagesysteme heißt das „Ergebnisdokument“. Auf dem Weg dorthin werden auch hier Zwischenprodukte erzeugt; die zugehörigen Dokumente werden in Unterordnern abgelegt (die Darstellung orientiert sich an den bekannten Bildern des Windows-Explorers; im Dokumentenmanagementsystem enaio sieht die Struktur etwas anders).

Gemeinsamer Zugriff macht den Unterschied

Der entscheidende Unterschied zur gängigen Siloablage liegt in der Festlegung: „Alle an einem Vorgang Beteiligten greifen auf den Vorgangsordner zu.“ Wer sind die Beteiligten im konkreten Beispiel? Das ist zum einen die Personalabteilung selbst. Es ist aber auch der „interne Kunde“, hier der Leiter der IT-Abteilung und vielleicht sein Stellvertreter. Diese erhalten die eingehenden Bewerbungen nicht länger per E-Mail oder gar per Papierumlauf, sie schauen sie sich direkt im Vorgangsordner an. Nachfragen wie „Wie viele Bewerbungen gibt’s denn schon?“ oder „Ist die Einladung an Herrn Meyerbeer schon raus?“ entfallen. Der interne Kunde kann selbst recherchieren. Information wird nicht mehr präventiv an einen großen Kreis verbreitet, sondern kann nun vom Interessenten nach Bedarf eingesehen werden.

Mit der geänderten Ablagestruktur wird eine andere, neue Arbeitskultur befördert. Personalabteilung und IT-Abteilung werden anlässlich der konkreten Aufgabe „einen Systemadministrator suchen“ zu einem „Vorgangsteam“, das gemeinsam den geeignetsten Kandidaten sucht. ECM- bzw. DMS-Systeme unterstützen die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Teamkultur mit Funktionen wie z. B. Abonnements und Wiedervorlagen. Abonnements z.B. auf Vorgänge oder Dokumente informieren Anwender über Änderungen. Mitarbeiter bleiben so im Bilde bleiben und können bei Bedarf reagieren. Wiedervorlagen werden z. B. angelegt, wenn auf Informationseingang gewartet wird, weil um Rückantwort gebeten wurde. Entsprechende Benachrichtigungen erinnern Nutzer daran, dass noch etwas passieren sollte.

Was hat das Thema Ablage mit Wirtschaftsdemokratie zu tun?

Zu Beginn des Veränderungsprozesses erleben viele Beteiligte die Angst, dass ein Stück Intimität verloren geht. So etwa die Personalabteilung: „Was?? Die IT soll auf unseren Ordner zugreifen?!!“ Bedenken werden hinter scheinbar sachlichen Argumenten versteckt, wie z. B.: „Dann könnte doch jemand meine Dokumente löschen oder unbemerkt ändern.“ Der vermeintliche Schutz, in einer festen Struktur zu arbeiten, wird aufgehoben. Das kann Mitarbeiter verunsichern. Es gibt Projekte, die genau daran scheitern. Es kommt vor, dass ganze Abteilungen die neue Philosophie der Vorgangsteams mit gemeinsamem Ordnerzugriff rundweg ablehnen, um die alte oben beschrieben E-Mail-Arie weiter leben zu lassen.

Organisationen aber, die sich darauf eingelassen haben, Informationssilos zu vermeiden und alle Informationen transparent miteinander zu teilen, berichten von einem immensen positiven Kulturwandel.  Das Abschaffen des Silodenkens vermeidet Abwertungen wie etwa „Die Abteilung XY kümmert sich nicht um unsere Bedürfnisse” bzw. „Die Abteilung Z weiß wieder mal nicht, was sie will“; Menschen ziehen stattdessen gemeinsam an einem Strang. Aufgrund des Transparenzgewinns wird das Verständnis über die Perspektive des jeweils anderen gefördert, so dass Gemeinschaft entsteht. Dieser Umgang auf Augenhöhe macht einen wichtigen Teil einer demokratischen Unternehmenskultur aus.

Die Autoren:

  • Dr. Martin Bartonitz, Senior Produktmanager bei OPTIMAL SYSTEMS
  • Edgar Rodehack, Organisationsberater und Coach. Die Schwerpunkte seiner Arbeit sind nachhaltige Leistung und Erfolg, Agilität und Kreativität. Mehr über ihn: www.rodehack.de
  • Wolf Steinbrecher, Mitgründer und Geschäftsführer von CommonSenseTeam und Berater für die Einführung von Dokumentenmanagement
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