Eine schöne Bescherung – so „workflowt“ der Weihnachtsmann (Update)

Eine schöne Bescherung – so „workflowt“ der Weihnachtsmann (Update)

Hunderte Millionen Wünsche, Millionen erwartungsfrohe Kinder und nur wenig Zeit: Wenn Weihnachten kein Reinfall werden soll, braucht der Weihnachtsmann einen ziemlich effizienten Beschaffungsworkflow.

OPTIMAL SYSTEMS wünscht frohe Weihnachten

OPTIMAL SYSTEMS wünscht frohe Weihnachten

Einmal im Jahr – an einem nicht ganz unwichtigen Tag im Dezember – mutiert ein kleiner, übergewichtiger, sonst recht selten zu sehender Mann mit Rauschebart und einem Fetisch für wärmende rote Kleidung weltweit zum Supermann der Kinder. Und jedes Jahr fragen wir uns aufs Neue: Wie schafft es der Weihnachtsmann überhaupt, Abermillionen Kinder auf der Welt pünktlich zu beschenken und vor allem, genau das richtige Präsent dabei parat zu haben? Die Antwort: Er muss zur Beschaffung der Geschenke ein digitales Workflowmanagement à la OPTIMAL SYSTEMS nutzen. Denn digital beschafft ist besser analog geschenkt.

Ein Workflow für hunderte Millionen Wünsche

Geschenke zu beschaffen kann ziemlich stressig sein – von den physikalischen Implikationen bei der anschließenden Lieferung mal ganz abgesehen. Insbesondere dann, wenn nur sehr wenig Zeit übrig bleibt, sie überhaupt zu besorgen. Da ist es für den Weihnachtsmann gut zu wissen, wie der Stand der Dinge ist und was seine Elfen, Wichtel und Rudolfs wann und wie zu tun haben.

Mit Zettelwirtschaft kommt man da sicher nicht sehr weit. Also heißt es: Prozesse digitalisieren. Ein Beschaffungsworkflow sorgt für einen sauberen und effizienten Ablauf, um die Geschenke überhaupt erst einmal zu besorgen.  Dabei sind allerhand Schritte und Details zu beachten: von der Prüfung der Bestellung/des Wunsches über zahlreiche Benachrichtigungen zu Lieferfälligkeiten, Bestellfehlern, geänderten Wünschen etc. bis zu den abschließenden Genehmigungen durch die weihnachtlichen Abteilungsleiter und den Chef, alias Weihnachtsmann, persönlich.

Digitaler Beschaffungsworkflow mit ECM-Workflowmanagement

Beispiel für einen mgl. Workflow: Mit dem Aufsetzen passender digitaler Workflows für die unterschiedlichen Schritte und der grafischen Visualisierung in der Enterprise-Content-Management-Suite sind der Status und die nötigen Prüfungen und Genehmigungen bei der weihnachtlichen Geschenkebeschaffung praktisch per Mausklick überschaubar.

Kein Geschenk? Gibt’s nicht!

Das sind aber nur ein paar Indizien dafür, dass der Weihnachtsmann auf digitale Beschaffungsworkflows der ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS setzt. Hier noch einige Punkte, die dafür sprechen:

  • Elfen und Wichtel können feststrukturierte Workflow-Modelle an vorgegebenen Stellen um Ad-hoc-Aktivitäten zu ergänzen. So entstehen dann hybride, smart strukturierte Workflows. Zum Beispiel für besonders knifflige Wünsche, oder wenn sich jemand spontan für ein anderes Geschenk entscheidet, oder wenn Geschenke nicht mehr verfügbar sind.
  • Genau definierte Prüf- & Freigabeprozesse sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Geschenkebeschaffung. Medien- und auch Geschenkebrüche werden effektiv vermieden.
  • Durch den Einblick in der digitalen Projekt- und Kundenakte wissen der Weihnachtsmann und seine Helfer ganz genau, wer artig war und wer nicht.
  • Deadlines legen fest, wann das Geschenk spätestens beschafft werden muss, damit es pünktlich eingeladen und ausgeliefert werden kann.
  • Dank des Adressmanagements im ECM-System weiß der Weihnachtsmann genau, wo er hin muss.
  • On top: Bei Bedarf schaut er während seiner Auslieferungstour über die App auf seinem Smartphone nach, ob sich am Kundenstatus (artig/nicht artig) etwas geändert hat.

Kinder, Wichtel und Elfen im Glück

So ein Beschaffungsworkflow sorgt nicht nur für glückliche Kinder am 24. Dezember, sondern vor allem für konsistente, effiziente Prozesse und eine hohe Prozesssichtbarkeit bei der ganzen Weihnachtsmannbrigade. Oder grafisch dargestellt:

Nutzen und Vorteile von ECM-Workflows

Nutzen und Vorteile von ECM-Workflows für den Weihnachtsmann, die Kinder und Helfer

 OPTIMAL SYSTEMS wünscht Frohe Weihnachten

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