Zukunftskommune: Software für besseres E-Government

Zukunftskommune: Software für besseres E-Government

Der Einzug der IT in alle Bereiche von Wirtschaft und Gesellschaft prägt unser Leben. Auch Öffentliche Verwaltungen sind davon betroffen. Eine Software für besseres E-Government unterstützt bei der eigenen Digitalisierung. Wie weit der digitale Wandel in den Kommunen vorangeschritten ist, erklärt Jörg Huesmann, Experte für Software-Lösungen für den öffentlichen Sektor und seit Februar 2015 neuer Geschäftsführer der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover. 

Wie weit sind Behörden heute bei der Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen?

Öffentliche Verwaltungen sind offener für Innovationen, als viele vermuten. Es mangelt nicht an interessanten Ansätzen. In Bonn wurde beispielsweise die Diskussion zum Haushalt 2015 über das Internet geführt – Bürger konnten sich einbringen und Vorschläge kommentieren – und die Stadt Braunschweig bietet im Internet Informationen über die Grundwasserverunreinigung im Stadtgebiet an. Ämter und Behörden haben in den letzten Jahren das Informationsangebot im Internet ausgebaut. Informationsbereitstellung ist aber nicht alles – Es sind weitere Maßnahmen gefragt, denn Bürger und Unternehmen erwarten heute eine benutzerfreundliche und sichere elektronische Abwicklung von Behördengängen.

Jörg Huesmann, GF der OPTIMAL SYSTEMS Hannover

Jörg Huesmann,
Geschäftsführer der
OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsges.
mbH Hannover

Die Öffentliche Verwaltung hat hierzulande bei der Digitalisierung großen Nachholbedarf. Mit 83 Prozent Nutzung von E-Government-Angeboten durch Unternehmen liegt Deutschland im EU-Vergleich noch deutlich hinten. Obwohl es viele gute Beispiele gibt. Die Stadt Erlangen zum Beispiel forcierte bereits 2009 die Verwaltungsmodernisierung mit der Einführung unserer Software in den Fachbereichen Archiv, Umwelt und Organisation sowie durch die Umsetzung eines EA-Fachverfahrens und die Teilnahme am De-Mail-Behördenpilot-Projekt. Die Stadt Witten verfolgt seit dem Jahr 2006 eine konsequente Strategie, um Papierberge abzubauen und um Prozesse zu digitalisieren und zu beschleunigen. Ein wesentliches Anliegen war, ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen, das verwaltungsweit eingesetzt werden kann. Das sollte verhindern, dass jeder Bereich eine eigene Insellösung einsetzt. Damit wurde in Witten aus meiner Sicht der Grundstein für den digitalen Wandel gelegt.

Verfolgen Ämter & Behörden grundsätzlich eine Strategie zur Digitalisierung?

Die „Digitale Agenda“, das neue Programm „Digitale Verwaltung 2020“ der Bundesregierung, das E-Government-Gesetz und die Einführung von De-Mail rücken das Thema in den Vordergrund und treiben den Digitalisierungsprozess voran. Die Verwaltung ist selbst daran interessiert, effizienter und transparenter zu arbeiten und einen barrierefreien Zugang zu Informationen zu ermöglichen. Wie weit sie sind, hängt oft davon ab, ob sie eine E-Government-Strategie konzipieren konnten.

Wo liegen die Hindernisse bei der Umsetzung von E-Government-Vorhaben?

Die Umsetzung ist oft sehr aufwendig und personalintensiv. Neue Infrastrukturen müssen geschaffen und Prozesse optimiert werden. Meistens sind organisatorische und personelle Anpassungen erforderlich. Am erfolgreichsten sind deshalb Kommunen, die einen E-Government-Beauftragten/Stabstelle etablieren konnten. Wenn dann auch die finanziellen Mittel zur Verfügung stehen, werden Kommunen ihre Ziele bezüglich E-Government sicher erreichen.

Wie kann OPTIMAL SYSTEMS diesen Wandel unterstützen?

Der Datenaustausch zwischen Behörden, Unternehmen und Bürgern ist noch ausbaufähig. Die Digitalisierung vieler Verwaltungsabläufe steht bei vielen Ämtern noch aus. Häufig erleben wir folgendes Szenario: Ein Online-Formular wird heruntergeladen, am Computer ausgefüllt und dann ausgedruckt, in einen Umschlag gesteckt und per Post verschickt. Im Amt wird der Umschlag geöffnet, das Dokument eingescannt und zentral gespeichert. Im schlimmsten Fall werden die Daten manuell übertragen und das Dokument irgendwo abgeheftet.

Die Papierflut bringt einen enormen Bearbeitungsaufwand mit sich: sie bindet Platz, Zeit und Ressourcen – und verhindert so die Erstellung von medienbruchfreien E-Government-Angeboten. Ohne digitale Akten und Prozesse ist kein E-Government möglich. Hier kommen OPTIMAL SYSTEMS und unsere breite Produktpalette für die Öffentliche Verwaltung ins Spiel. Mit unserer Software für besseres E-Government bieten wir viel mehr als ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), um eine Plattform für ganzheitliches Informationsmanagement für alle Verwaltungsprozesse – von der einzelnen Fachabteilung bis zur kommunalen Gesamtlösung – zu ermöglichen. An möglichen Nutzungsszenarien mangelt es nicht. Reisepass, Bauantrag, An- oder Abmeldung beim Umzug oder die Anmeldung von Fahrzeugen sind Prozesse, die sich relativ einfach mit vielen Vorteilen für Bürger und Verwaltung digitalisieren lassen.

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