GoBD erklärt Teil 2 – So sieht es mit GoBD in der Praxis aus

GoBD erklärt Teil 2 – So sieht es mit GoBD in der Praxis aus

In GoBD erklärt Teil 1 wurden wesentliche Aspekte wie die Unveränderbarkeit, Zugriffsbeschränkung sowie Verfahrensdokumentation angesprochen. Wie sieht es aber mit GoBS in der Praxis aus. Wie sind zum Beispiel E-Mails und gescannte Papierbelege zu behandeln?

E-Mail-Archivierung

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbeleges in elektronischer Form sind aufbewahrungspflichtig. Das bestätigt das neue Regelwerk und präzisiert es: „Dient eine E-Mail nur als ‚Transportmittel‘, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).“ »Idealerweise werden E-Mails in Geschäftskontext archiviert, in Rahmen einer digitalen Akte.

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GoBD-Konformität in der Praxis

Datenkonvertierung

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sollten generell in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. als PDF). Werden die Daten jedoch konvertiert, ist es nicht zulässig, die bereits bestehende „maschinelle Auswertbarkeit“ zu reduzieren. Ein Beispiel: Eine Rechnung, die eingescannt und mit OCR-erkanntem Text versehen wurde, ist auch inklusive dieses Textes aufzubewahren.

Von Metadaten ist in der GoBD allerdings bisher nicht explizit die Rede – jedoch könnten die genannten Regelungen so ausgelegt werden, dass auch diese aufbewahrt werden müssen. Ein anderes Beispiel wäre ein PDF-Dokument, das nicht einfach in ein TIFF-Format verwandelt werden darf, weil sonst Informationen verloren gehen würden.

»ECM-Systeme sind nicht nur in der Lage, Dokumente digital zu verwalten und zu archivieren, sondern auch eventuelle Änderungen übersichtlich zu dokumentieren. Durch eine Versionsverwaltung können die Ursprungsdokumente nach einer Formatkonvertierung sicherheitshalber vorgehalten werden.

Scannen kann Papierbelege ersetzen

Viele Unternehmen trauen sich bisher nicht, Papierbelege durch gescannte Dokumente zu ersetzen. Dabei wurde schon mehrmals bestätigt, dass die Vorlage eines gescannten Dokuments als Beweisstück vom Gericht anerkannt wird (diese Simulationsstudie zum Thema „Ersetzendes Scannen“ machte darauf aufmerksam). Die erlaubt dies nochmal ausdrücklich:  Papierbelege dürfen durch Scannen ersetzt werden.

Das heißt, einmal gescannte und als Datei zur Verfügung stehende Schriftstücke brauchen nicht mehr für die Buchhaltung als Papierbeleg vorgehalten zu werden – sofern nicht andere Regelungen einen Originalbeleg erfordern.

Der Papierbeleg sollte sogar aus dem Verkehr gezogen werden, damit keine Vermerke mehr darauf gemacht werden können. Geschieht dies doch, so ist der Papierbeleg mit den Vermerken erneut einzuscannen und unter dem gleichen Objekt (gleicher Index) abzulegen.

Darüber hinaus schreibt die Richtlinie vor, dass auch das Scanverfahren selbst dokumentiert werden muss. In einer Organisationsanweisung muss geregelt sein, wer, was, wann, wie scannen darf und welche Qualitätskontrolle und Protokollierung vorgenommen werden soll.

»Die elektronische Poststelle kann viel Geld sparen, insbesondere wenn die Papierbelege nicht noch zusätzlich vorgehalten werden müssen. Mit dem ECM-System enaio® lassen sich solche elektronischen Posteingangsworkflows unkompliziert in die Praxis umsetzen.

Archivierung im PDF-Format

Das Format PDF findet in der GoBD mehrfach Erwähnung, die Bedeutung des Formates als Archivformat wird dadurch betont (s. Datenkonvertierung). Auch wenn PDF/A in der GoBD nicht expliziert erwähnt wird, ist es doch durch seine Unveränderbarkeit und Vollständigkeit als Archivformat zu empfehlen. Besonders interessant ist in diesem Zusammenhang: die Version PDF/A-3. Dieses Containerformat erlaubt es, auch die Originaldaten (z. B. offene Officedokumente) neben der PDF-Darstellung mitzuführen und zu archivieren.

» Mit enaio® lassen sich bereits nach dem Scannen PDF/A-Dokumente für die revisionssichere Archivierung erstellen. Unterstützt werden die Formate PDF/A-1, -2 und -3.

Elektronischer Rechnungsaustausch

Explizit in der GoBD erwähnt wird auch das elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD, welches auf PDF/A-3 basiert. Es enthält neben der PDF-Datei auch XML-Daten, die automatisch von den Fachanwendungen ausgewertet werden können. Da der rein elektronische Rechnungstausch nicht nur von der EU vorangetrieben wird, sondern sich auch wegen des erheblichen Ersparnispotentials anbietet, wird ein solches Vorgehen sicher in Zukunft an Bedeutung gewinnen. Die GoBD schreibt vor, dass die Rechnungen inklusive der XML-Daten archiviert werden müssen, um die „maschinelle Auswertbarkeit“ nicht zu verlieren.

»Die revisionssichere Archivierung von PDF/A-3-Daten ist in enaio® selbstverständlich möglich. Auch die elektronischen Rechnungen können in den Posteingangsworkflow übernommen werden.

GoBD-Konformität in der Praxis: Fazit

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Checkliste: „Wie GoBD-konform sind
Ihre Dokumentprozesse“

Das Bundesministerium für Finanzen schreibt dem Steuerpflichtigen nicht vor, wie er seine IT-Umgebung gestalten soll. Die GoBD stellt allerdings Anforderungen, die mit einem einfachen Dateisystem nur schwer ausreichend bedient werden können. Das ECM-System enaio® unterstützt die Einhaltung von Richtlinen (Compliance): Damit kann man den Dokumentationsanforderungen und Protokollierungsverpflichtungen nachkommen und die Anforderungen zur Versionsverwaltung, zum Zugriffschutz und zur revisionssicheren Archivierung sinnvoll umsetzen.

Quellen und weiterführende Informationen:

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