GoBD erklärt Teil 1 – Worauf Sie wirklich achten sollten

GoBD erklärt Teil 1 – Worauf Sie wirklich achten sollten

Rechtskonformität ist ein regelmäßig wiederkehrendes Thema, auch in diesem Blog, da Compliance Management Unternehmen vor einige Herausforderungen stellt. Neuer Anlass bietet nun ein neues Regelwerk des Bundesministeriums der Finanzen: die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD.

Merksatz #1: Neu schlägt alt: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung ersetzen GoBS und GDPdU

Die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung gelten seit dem 1. Januar 2015 und ersetzen die GoBS und GDPdU. In der GoBD sind viele Regelungen enthalten, die IT-seitig umgesetzt werden müssen (IT-Compliance). Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Regelungen, und zeigen Ihnen, wie sie sich pragmatisch umsetzen lassen. Zu den buchhalterischen Regelungen fragen Sie am besten Ihren Steuerberater.

Merksatz #2: Mehr Klarheit durch konkretere Vorschriften

Im Gegensatz zu den zum Teil Jahrzehnte alten Vorgängerversionen enthalten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung erheblich mehr konkrete Vorschriften, die die Behandlung von buchungsrelevanten Daten in der IT betreffen.

Merksatz #3: Einfache Datensysteme (Filesysteme) reichen nicht aus

Nach den Regelungen der Allgemeinen Abgabenordnung (§ 146 Absatz 4 AO) darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Für die IT schreibt die GoBD nun daraus abgeleitet vor, dass das elektronische Verfahren einen Schutz der Buchhaltungsinformationen gewährleisten muss. Einmal in den Buchungsprozess eingeführte Daten und Belege dürfen nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Nachträgliche Änderungen müssen klar als solche erkenntlich sein. Das ist zum Beispiel bei offenen Office-Daten nicht ohne Weiteres gegeben. Ausdrücklich verweist die GoBS außerdem darauf, dass eine Aufbewahrung der Daten im Dateisystem diesen Anforderungen nicht gerecht wird.

»Das ist ein klares Argument für ein ECM-System: Denn hier haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre Daten und können über Zugriffsbeschränkungen nachträgliche Änderungen oder versehentliches Löschen sicher verhindern. Nachträgliche Änderungen (Versionsverwaltung) oder Hinzufügungen (Notizen) sind klar als solche kennzeichenbar. Daten können entsprechend der Aufbewahrungsfristen vorgehalten und sicher archiviert werden.

Merksatz #4: Dokumentieren geht über …: Pflicht zur Verfahrensdokumentation

Wesentlicher Bestandteil der neuen Vorschriften ist die Verfahrensdokumentation. Die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung schreiben ausführlich vor, wie die Datenverarbeitung von Buchungen und Belegen dokumentiert sein muss. In sogenannten Verfahrensrichtlinien muss beschrieben sein, wie die Verarbeitungsschritte und Aufbewahrung der Daten organisatorisch und technisch aufgebaut ist. Laut GoBD muss die Verfahrensdokumentation verständlich und damit „für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit“ prüfbar sein.

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Checkliste: „Wie GoBD-konform sind
Ihre Dokumentprozesse“

»Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. (» Unser Whitepaper „Digital ist sicherer archiviert“ gibt einen Überblick über die wichtigsten Aspekte der digitalen Archivierung und der Verfahrensdokumentation.)

»Weiter zu  „GOBD erklärt Teil 2 – So sieht es in der Praxis aus“

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