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Informationen – das Gold des digitalen Zeitalters (Teil 2)

Digitale Informationen verteilen und mehren mit ECM von OPTIMAL SYSTEMSDie Veränderung in der Nutzung von Informationen ändert auch die Zusammenarbeit zwischen Menschen und in Unternehmen. Das ist zwar keine ausgeprägte Neuigkeit, beinhaltet aber einige interessante Aspekte, die dem Rohstoff Wissen zu seinem heutigen Wert als Gold des digitalen Zeitalterns verhelfen. Aspekte, auf die modernes Enterprise Content Management Antworten bieten muss.

Digitale Zusammenarbeit verbessert heißt: Veni, vidi, digeri

Menschen gehen immer schneller, sozialer und multimedialer mit Informationen um. Die Verbreitung von Mobile Devices, gepaart mit der flächendeckenden Verfügbarkeit des Internets, hat die Informationsnutzung entscheidend verändert. Dieser Trend wird sich fortsetzen. 2017 werden ca. 3.000.000.000 Menschen (!!!) ein Tablet oder Smartphone nutzen (Forrester Research World Smartphone/Tablet Adoption Forecast 2012 to 2017). Empfehlungen verteilen, Online Banking, die Aufbereitung von Geschäftszahlen oder das Blättern in einer digitalen Kundenakte sind ohne Probleme von unterwegs aus möglich. Die semantische Verknüpfung von Daten und neue Modelle der Interaktion des Nutzers mit Systemen und Informationen werden die Arbeitsprozesse weiter beschleunigen und vereinfachen. Der Zugriff auf das Unternehmenswissen ist jederzeit möglich – egal, wo man sich befindet und wo die Daten lagern.

Digitale Zusammenarbeit verbessert heißt Wandel im Bewusstsein

Die neuen Möglichkeiten der Informationsnutzung verändern die Wahrnehmung von Kommunikation selbst. Kommunikation innerhalb und über Hierarchieebenen hinweg wird erlebbarer, schneller und multimedialer. Forrester Research z. B. spricht in diesem Zusammenhang von sogenannten „Mobile Moments“ oder auch „Mobile Mind Shift“ (siehe Video am Ende des Beitrags). Mobile Momente sind „Punkte in Raum und Zeit, an denen jemand [Privatpersonen, Kunden, Geschäftspartner etc., Anm. der Red.) ein mobiles Gerät zur Hand nimmt, um das zu bekommen, was er in seinem unmittelbaren Kontext benötigt.“ (Forrester Research, s. o.)

Digitale Zusammenarbeit verbessert heißt Wandel in der Interaktion

Durch diesen Wandel werden sich neue Formen der Zusammenarbeit (Colloboration) etablieren sowie Abstimmungsschleifen und Prozesse deutlich beschleunigen. Im Arbeitsleben ist das bereits deutlich spürbar: Texte für Präsentationen, Protokolle und Notizen werden immer kürzer. Audiovisuelle Medien verdrängen die Schriftform. Die noch gar nicht so alte E-Mail wird durch moderne Nachfolger abgelöst, die eine flexiblere, schnellere Interaktion ermöglichen, wie etwa Kurznachrichtendienste wie WhatsApp oder Videoanrufe mittels Skype, Facebooks FaceTime etc.

Der Wandel ändert nicht nur den Arbeitsalltag gravierend, sondern ebenso die Unternehmenskultur. Sprich: Es wird anders zusammengearbeitet. Interdisziplinäre Arbeitsgruppen oder Teams rücken in den Fokus. Diese Teams arbeiten nicht zwangsläufig an einem Ort, sondern sind über Standorte und Heimarbeitsplätze verteilt. Sie sind darauf angewiesen, andere Spezialisten einzubeziehen. Befinden sich diese Spezialisten nicht vor Ort, so sollen sie trotzdem virtuell an Entscheidungen und Prozessen teilnehmen können. Dazu gehört, dass sie Zugriff auf Informationen des aktuellen Projektes erhalten, wo auch immer in der Welt sie sich aufhalten und wo immer sich die Informationen selbst befinden mögen: auf einem Desktop über Laptop, auf dem Smartphone, in einem Portal, als Notiz auf dem Schreibtischkalender am anderen Ende der Welt etc.

Digitale Zusammenarbeit verbessert heißt Wandel in den Prozessen

Die neue Dynamik in der Teamarbeit erfordert ein ebenso dynamisches Informationsnetzwerk/-management. Ein Netzwerk, das Informationen in Strukturen organisiert, in den jeweiligen Kontext einbettet und das sich in jeder Sekunde durch neue oder geänderte Information anpasst. Im Grunde ist dieses dynamische Netzwerk das digitale Unternehmenswissen. Dieses Wissen gilt es zu wahren und zu vermehren, um ständig neues und vor allem nützliches Wissen zu produzieren. Und das mit möglichst wenig Zeitaufwand.

Eine bedeutende Rolle spielen hierbei das Zusammenwirken von standardisierten Arbeitsabläufen und der Aufteilung einzelner Arbeitsschritte auf Spezialisten. Diese Prozesse benötigen flexible und dynamische Anteile, um Entscheidungen schneller treffen, Spezialisten konsultieren oder Mitarbeiter informieren zu können. Vor und nach solchen Ad-hoc-Anteilen werden hoch standardisierte und abgesicherte Prozesse gebraucht, um für die notwendige Datenqualität und auch Datensicherheit zu sorgen.

Zusammen-Arbeiten, Zusammen-Informieren

Ein erfolgreiches Informationsmanagement beschränkt sich daher nicht darauf, Informationen zu strukturieren und in ihrem Lebenszyklus zu verwalten. Es fördert (aktiv) das Teilen von Informationen untereinander und den Diskurs zwischen den Beteiligten. Es spannt quasi einen unternehmensweiten/globalen digitalen Projektraum – von themenorientierten Dashboards zur Präsentation von Informationen bis zu Alert-Mechanismen bei sich ändernden Informationen.

Das Informationsmanagement ermöglicht damit einen leichten Zugang zu aufgearbeiteten und in gleichartigen Sichten aggregierten Informationen. Und – ebenso wichtig – es integriert Mechanismen, mit denen Mitarbeiter andere Interessierte über Änderungen und neue Informationen aktiv informieren können. Für die Knowledge Worker von heute und morgen werden also neue Technologien und eine intelligente Orchestrierung bestehender Technologien benötigt, wie sie z. B. eine Software für Enterprise Content Management wie die von OPTIMAL SYSTEMS bereits heute zur Verfügung stellt.

Mobile Moments: A summary of the Mobile Mind Shift (Forrester Research)

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