Informationen – das Gold des digitalen Zeitalters (Teil 1)

Informationen – das Gold des digitalen Zeitalters (Teil 1)

Informationen und deren Wert zu erschließen, ist ein Schlüssel für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen, hatten wir in einem unserer letzten Blogbeiträge (Raus aus der Überinformationsfalle) geschrieben. Oder anders gesagt: Wissen ist der Rohstoff der Zukunft, Informationen sind das Gold des digitalen Zeitaltern. Aber was heißt eigentlich „Rohstoff“? Was muss getan werden, damit aus diesem Rohstoff Gold wirklich anwendbares Wissen wird.

Informationen – das Gold des digitalen Zeitalters

Wir befinden uns im Übergang zur Wissensgesellschaft bzw. mitten im digitalen Zeitalter. Internet und Digitalisierung sind zwei der wichtigsten Treiber einer neuen industriellen Revolution – Stichwort Industrie 4.0. Einer digitalen Revolution,  die unser tägliches Leben immer stärker prägt, sowohl im privaten als auch im beruflichen. Informationen sind quasi die natürliche Ressource des digitalen Zeitalters. In seiner „natürlichen“ Form ist eine Information aber erst einmal nichts weiter als unbearbeitete Daten. Wie bei jeder anderen Ressource müssen diese Daten/Informationen gefunden, abgebaut und anschließend weiterverarbeitet und veredelt werden, um ihren vollen Wert und damit nützliches Wissen zu erschließen.

Big Data mit Verfallsdatum?

Nun mangelt es weder an Information noch an Möglichkeiten, diese zu finden und abzubauen. Ganz im Gegenteil: Die Ressource Information wächst exponentiell. Schätzungen gehen von einer Verdoppelung alle fünf oder sogar zwei Jahre (lt. Eco – Verband der dt. Internetwirtschaft e. V.) aus. Dem Reichtum an Informationen und dem sich darin befindenden Wissen stehen andere Aspekte gegenüber. Aus den sich ständig vervielfältigenden Informationen ergibt sich für viele Menschen und Organisationen eine Überfrachtung. Dieser Information Overload (Big-Data-Problematik) verkehrt den Nutzen der Information quasi ins Gegenteil. Das Gold des digitalen Zeitalters wird quasi wie bei König Midas zum ungewünschten Anhängsel. Informationen veralten zunehmend schneller. Für die Abwicklung von geschäftlichen Vorgängen ist die Aktualität der Daten aber besonders wichtig. Es braucht daher eine immer bessere Organisation oder bessere Filter, damit Informationen nicht zur „leicht verderblichen Ware“ werden. Digitale Informationen müssen abgegriffen, zusammengefasst, in neuen Zusammenhängen aufbereitet werden und möglichst übergreifend nutzbar gemacht werden.

Wissenspyramide und Informationsmanagement mit ECM von OPTIMAL SYSTEMS

Wissen entsteht nicht alleine aus Daten. Die Wissenspyramide zeigt, wie mithilfe von ECM aus unstrukturierten Daten ein ganzheitliches Informationsmanagement werden kann. (Quelle: OPTIMAL SYSTEMS)

 

Information als Ware

Kein Unternehmen kann es sich daher leisten, Informationen in getrennten „Silos“ zu speichern, sodass diese nicht effizient genutzt werden können. Erst wenn das Gold des digitalen Zeitalters, das Wissen, geteilt werden kann, hat es das Potenzial, ein relevanter, geschäftsentscheidender Erfolgsfaktor zu werden (dazu mehr in Teil 2). Dieses Wissen ist für viele Organisationen aber gleichzeitig ein sorgfältig zu bewirtschaftendes Gut: Patente, Forschungsaufzeichnungen, personenbezogene Informationen oder auch Strategiepapiere und Projektpläne sind geschäftskritisch. Unternehmen und Organisationen sind gesetzlich dazu verpflichtet, geschäftsrelevante Informationen in digitaler Form zu verwalten und vorzuhalten. Daraus ergeben sich Anforderungen: Sensible Daten sind zu schützen und berechtigten Benutzern einen angemessener Zugriff zu gewähren. Gleichzeitig werden effiziente Mechanismen benötigt, um die Gültigkeits- und Aufbewahrungsdauer von Informationen zu verwalten (Records Management).

Digitale Rohstoffveredelung

Wie kann ein Unternehmen oder Organisation aber nun mit diesen Entwicklungen und Anforderungen umgehen? Eine wirksame Antwort ist, die Daten und Informationen so zu veredeln, dass ein robustes und wirksames Informations- und Wissensmanagement entsteht, z. B. basierend auf einer Software für Enterprise Content Management. Diese Software führt Daten aus allen Medien (Papier, E-Mail etc.) digital zusammen und bereitet sie automatisiert auf.

Einmal digitalisiert und in sinnvolle Zusammenhänge gebracht, können die Medieninhalte, also die Informationen, viel leichter erschlossen werden. Ein stetiger Informationsfluss sorgt dabei für ein Höchstmaß an Effizienz und für ständige Verfügbarkeit. Die neuen Zugriffmöglichkeiten auf zusammenhängende Informationen reduzieren Fehlerquellen wie Medienbrüche, schließen Redundanzen aus und ermöglichen Abgleiche und Auswertungen. Aus dem Rohstoff „Daten“ ist somit ein „Produkt“ geworden, mit dem weiter gearbeitet und gehandelt werden kann.

Praxiswissen – eine Kontextaufgabe

Das allein reicht aber noch nicht. Aufgrund der Fülle und Veraltungsgeschwindigkeit von Informationen wird es immer wichtiger, diese situationsbezogen bzw. im passenden Kontext bereitzustellen. Es sind also keine starre Strukturen von Dokumenten in Akten oder Ordnerstrukturen mehr gefragt, sondern flexible, jederzeit änderbare Sichten für Nutzer. Ein herkömmliches Dokumentenmanagementsystem aber ist nicht hinreichend, um die oben angesprochenen Bedürfnisse umfänglich zu erfüllen. Viele ECM-Systeme sind noch zu sehr auf das altbewährte, typische Dokument ausgerichtet. Daten werden aber erst in einem Kontext von umgebenden Informationen zu tatsächlichem Wissen. Dieses Wissen muss dynamisch sein und sich jederzeit aus bestehenden Informationen und Strukturen extrahieren und konsolidieren lassen. Zu diesem Zwecke werden Verfahren zum Einsatz kommen, die aktuell teilweise in Einzeltechnologien abgehandelt werden, aber zu einem ganzheitlichen Informationsmanagement gehören. Dazu zählen unter anderem Business Intelligence, Enterprise Search, Records Management, Data Retention und Klassifikationstechnologien.

» Weiter geht es in das Gold des digitalen Zeitalters Teil 2, der sich mit dem Verteilen von Informationen und damit der Zusammenarbeit widmet.

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