Records Management Konferenz 2014: Informationen richtig aufbewahren

Records Management Konferenz 2014: Informationen richtig aufbewahren

Die wachsende Informationsflut wird zur Über-Informationsfalle, wenn es nicht gelingt, die wichtigen Informationen zu identifizieren, zu schützen und aus ihnen Wissen zu generieren. Wie viel Ordnung ist notwendig, um Wissen aus dem Informationsbestand eines Unternehmens zu generieren? Ist eine hierarchische Ablage notwendig oder reicht die „Selbstregulation“? Diese Fragen haben wir mehreren Blogbeiträgen gewidmet. Auch der Leitgedanke der achten Records Management Konferenz am 25.11.2014 in Frankfurt dreht sich um das Thema der „Ordnung schaffen und Ordnung halten“.

Beim Records Management geht es darum, Information nutzbar zu machen und über die Zeit hinweg nutzbar zu halten – dabei spielt Ordnung eine große Rolle. Dr. Olaf Holst, Geschäftsbereichsleiter Vertrieb & Partnermanagement von OPTIMAL SYSTEMS, beantwortete einige Fragen zum Thema Records Management und ganzheitlichen Informationsmanagement im Rahmen eines virtuell stattgefundenen Roundtable-Gesprächs*. Der Roundtable wurde von Dr. Ulrich Kampffmeyer geleitet und fand in Vorbereitung auf die Konferenz auf der Competence-Site statt.

1.    Wo steht Deutschland bezüglich Records Management? Liegt die mangelnde Bekanntheit des Begriffes Records Management an der schlechten Übersetzung in „Schriftgutverwaltung“?

Wir glauben, dass sich genügend im deutschen Sprachraum äquivalent genutzte Begriffe etabliert haben. So sprechen die Anwender zum Beispiel heute von Aktenverwaltung, Dossiermanagement, Schriftgutverwaltung, Vorgangsverwaltung oder Dokumentenmanagement, um nur einige Begriffe zu nennen. Gemeint ist, was wir unter Spezialisten Records Management nennen. Records Management ist eher eine Philosophie, die von der eingesetzten Software unterstützt werden muss. Wenn ich keine Records (Akten, Dossiers) bilden und strukturieren kann, dann kann ich auch kein Records Management betreiben. Aus diesem Grund verfolgt OPTIMAL SYSTEMS von Beginn an die Strategie, „echte“ Akten mit Vererbung von Statusinformationen und Metadaten zu führen, damit der Kunde seine spezifische Anforderungen an Records Management abbilden kann.

2.    Ist Records Management nur für bestimmte Branchen ein Thema?

Nein, Records Management ist in jeder Branche wichtig. Es gelten zwar unterschiedliche Regularien und Compliance-Richtlinien – dementsprechend gilt: je regulierter der Umfeld, desto wichtiger das Thema. Aber Records Management betrifft auch Querschnittsbereiche wie etwa das Rechnungswesen oder das Vertragsmanagement, die in jeder Branche wichtig sind und rechtliche und regulatorische Vorgaben bei der Archivierung erfüllen müssen.

3.    Records Management ordnet Informationen auf Basis stringenter Strukturen, Klassenkonzepte mit Vererbung und beschreibender Metadaten. Meinen Sie, dass diese Form des „Ordnung-Schaffens“ zeitgemäß ist? Braucht man noch Aktenpläne? Kann man Suchmaschinen vertrauen, dass sie nicht nur Alles, sondern auch das Richtige finden? Welche Bedeutung wird das „Ordnung-Halten“ für Unternehmen in Zukunft haben?

Selbstverständlich ist Struktur sinnvoll, wenn sie einfach nutzbar ist. Das Suchen von Informationen und/oder Dokumenten kann ja sehr wohl über google-ähnliche Mechanismen passieren. Wenn ich dann aber diese Information gefunden habe, dann wird sofort der Kontext entscheidend. Ist z. B. das gefundene Angebot in einem Bestellvorgang, dann weiß ich, dass ich über eine Kundenbeziehung spreche. Nicht umsonst fordert der Gesetzgeber, dass E-Mails, die den Charakter von Handelsbriefen haben, kontextuell eingeordnet werden müssen (Vorgangsbezug!). Ein einfache Funktion wie „archiviere alles und lass den Prüfer suchen“ hilft da leider gar nicht. Ob der Anwender diese Form der Ablage als „Records Management“  bezeichnet, sei gerne ihm selbst überlassen.

4.    Die manuelle Klassifikation, Deklaration und Metadaten-Vergabe bei der Erfassung von Records ist sehr aufwendig. Kann man den Flaschenhals der Informationserfassung durch Automatisierung überwinden? Welche Bereiche des Records Managements lassen sich nach Ihrer Meinung überhaupt automatisieren?

Aktuell lassen sich technologisch schon alle Dokumente analysieren und relevante Informationen extrahieren. Ob die Schlagworte dann auch zu dem Kontext passen, in dem ein Dokument oder eine Information steht, ist allerdings eine ganz andere Frage. Die Bereiche Post- und Rechnungseingang (Fax, Brief, Mail elektronisch etc.) sind schon heute beinahe zu 100 Prozent automatisierbar. In vielen Unternehmen wird das bereits gelebt. Danach wird es etwas unschärfer. Die klassifizierte Eingangspost kann dann ja vielfältige Beziehungen zu anderen Dokumenten oder Vorgängen haben. Hier sollte z. B. ein Anwender entscheiden, wo letztendlich eine Information abgelegt wird.

Wenn wir aber über Studien, technische Unterlagen, Whitepaper, Anträge etc. suchen, dann ist z. B. eine automatische Tag-Extraktion unterstützend, aber nicht ausreichend. Hier bedarf es weiterer Technologien wie z. B. einer automatisierten Abstract-Bildung o. ä. Am Ende ist hier aber ein Mensch gefragt, der sein assoziatives Wissen einsetzt, um solche Informationen korrekt zu verschlagworten (neudeutsch zu „taggen“) und einzuordnen. Nicht umsonst werden zum Beispiel im Internet immer wieder Aktionen gestartet, bei denen Nutzer aufgefordert werden, Bilddatenbänke zu verschlagworten. Das gibt Software so (noch) nicht her. Um ein Gesicht in all den Fotos zu finden, ist die Technik aber deutlich schneller als der Mensch. Künftig werden wir hier sicherlich deutliche Fortschritte sehen: Systeme werden automatisch informelle Netzwerke erstellen (wie heute schon in Sicherheitsbereichen), aber der Mensch wird noch lange komplexe Situationen lösen müssen.

Dr. Olaf Holst von OPTIMAL SYSTEMS 5.    Braucht man für professionelles Records Management eine eigene Lösung oder kann man Records Management auch innerhalb von anderer Standardsoftware (wie ERP oder auch Sharepoint) betreiben?

Ich glaube diese Frage stellt sich nicht wirklich. Wenn wir uns das Spektrum der IT-Nutzung ansehen, werden wir „Hardcoreanwender“ auf der ERP-Seite (z. B. für SAP-Workflows ) und auf der Portalseite (z. B. SharePoint) finden, die immer und unter allen Umständen versuchen, mit diesen Lösungen alle Anforderungen ihres Geschäftes zu erschlagen. 80–90 Prozent der anderen IT-Nutzer sind sich aber durchaus der Tatsache bewusst, dass ECM-Lösungen hier eine Alternative bieten. Ein unternehmensweit einsetzbares ECM-System wie enaio® von OPTIMAL SYSTEMS ist in der Lage, die Fachsysteme der Kunden zu koppeln und eine unternehmensweite Informationsplattform zu bilden – für das gesamte Unternehmenswissen. Durch Explorer-Integration über Mini-Anwendungen, Apps, Webtechnologien bis hin zu Windows Anwendungen gibt es darüber hinaus so vielfältige Zugriffsmöglichkeiten, dass sich jede Anwendergruppe wiederfindet.

Der Vorteil ist, dass sich hier alle Informationen ablegen lassen, Prozesse übergreifend nutzbar sind und durch die Optimierung der Anwendungen auf die Informationsbereitstellung viel Zeit und Kosten gespart werden. Ob das Ganze dann in Records, Akten oder anderen Strukturen abgelegt ist, bleibt dem Anwender überlassen. Also ein ganz klares JA für die ECM-Lösungen als Klebstoff der IT.

6.    Vielfach wird gedacht, dass Records Management nur der Erfüllung von Compliance-Vorgaben dient und nicht zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beiträgt. Welchen wirtschaftlichen Nutzen bringt Records Management?

Da jedes Unternehmen eigene Schmerzen löst und eigene Lösungen umsetzt, sind die Wirtschaftlichkeitsfaktoren sehr vielschichtig. Grundsätzlich sparen aber zentrale Informationssysteme immer Zeit und Platz, fördern die Verfügbarkeit von Informationen und bieten eine Absicherung gegen juristische Herausforderungen. Diese Potenziale lassen sich in harten Euros (ROI z. B. bei Rechnungs- und Posteingangsprojekten) sowie auch zu gefühlten „weichen Faktoren“ bei der Informationsverfügbarkeit ausdrücken. Geld und Zeit werden aber i. d. R. immer eingespart. ECM-Projekte haben selten eine TCO von mehr als 2–3 Jahren.

7.    Wie sieht Records Management in der Zukunft aus? Wie wird Ordnung in Zukunft aussehen und funktionieren?

Records Management muss mobil werden. Es muss sich so umsetzen lassen, dass der Anwender eine Unterstützung und keine Mehrarbeit erfährt. Struktur ist ein Grundelement von Kultur, auch wenn die Physik sagt, jedes System strebt immer zum Status der größten möglichen Entropie. Hier versucht der Mensch seit Anbeginn der Kultur mit Ordnungssystemen, Schrift, Mathematik usw. entgegenzuwirken. Erstrebenswert ist eine Integration von Records-Management-Techniken in Basistechnologien, aber selbst Facebook, Dropbox und Co. sind ja im Grunde strukturierte Systeme für die Ablage von Informationen. Ich sehe da also keinen Widerspruch. Am Ende ist auch die Google-Trefferliste nur eine Struktur.

*Die komplette virtuelle Roundtable zur Records-Management-Fachtagung 2014 von der Competence-Site können Sie hier nachlesen.

»»Update 10.12.2014: Lesen mehr über die Kunst der Aufbewahrung in unserem Whitepaper zum Thema

UnseWhitepaper Records Managementr Whitepaper gibt Ihnen einen Einblick in das Themengebiet Records Management und zeigt, wie mit Enterprise Content Management von OPTIMAL SYSTEMS ein effizientes Records Management aufgebaut werden kann. Lesen Sie das Whitepaper über Records Management und ECM.

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