ERP-Systeme erweitern – ECM-Anbindung bringt mehr Nutzen

ERP-Systeme erweitern – ECM-Anbindung bringt mehr Nutzen

Ein Lieferschein ist lediglich ein Teil eines Einkaufsprozesses. Um diesen Geschäftsprozess komplett digital abzubilden, ist es erforderlich, ERP-Datensätze mit Geschäftsdokumenten zu verbinden. Der unternehmensweite, zuverlässige Datenaustausch ist erst durch die Anbindung von ERP- und ECM-Systemen möglich. Unser ecm-whitepaper „ERP und ECM – eine sinnvolle Verbindung“ zeigt, welche Vorteile in der Verknüpfung beider Systems liegen. Wir haben einen Auszug für Sie zusammengestellt.

Großes Potenzial, einfach Anbindung

Unternehmen, die ihr oder ihre ERP-Systeme erweitern, können große Potenzialen wecken. Etwa mit der Anbindung an ein ECM-System. Je mehr Sie sich in folgenden Aussagen wiedererkennen, desto größer ist der Mehrwert für Sie bei einer ECM-Einführung und der Anbindung an Ihr bestehendes ERP-System:

  • Sie wissen nicht, wie lange Ihre Mitarbeiter für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung benötigen – aber sicher zu lange.
  • Sie finden Ihre Dokumentenablage unübersichtlich.
  • Ihre Mitarbeiter verbringen viel zu viel Zeit damit, nach Dokumenten zu suchen.
  • Sie haben häufig Schwierigkeiten damit, den Zusammenhang zwischen verschiedenen Dokumenten zu überblicken.
  • Sie sind sich nicht sicher, ob alle geschäftsrelevanten Daten korrekt archiviert sind. Teilweise sind die Unterlagen im Archivkeller.
  • Die Datenbank Ihres ERP-Systems wird immer langsamer, weil sie überlastet ist.
  • Jeder Sachbearbeiter legt seine E-Mails anders ab.
  • Ihre Mitarbeiter verbringen viel Zeit vor dem Kopierer.
  • Sie drucken häufig Belege aus, um Sie von Mitarbeitern freigeben zu lassen, die keinen Zugang zum ERP-System haben.
  • Dokumente sind schon mal auf dem Weg ins/vom Archiv verloren gegangen.

ECM ergänzt ERP sinnvoll

Ein ECM-System kann eine wichtige Ergänzung zu einer bereits bestehenden ERP-Lösung darstellen. Besonders dort, wo geschäftsrelevante Dokumente separat abgelegt und mit ERP-Datensätzen verknüpft werden sollen, um Geschäftsprozesse vollständig digital – ohne Medienbrüche – abbilden zu können. Das Enterprise Content Management-System hat dabei die Aufgabe, Dokumente beliebigen Dateiformats zu verwalten und revisionssicher zu archivieren. Egal ob sie inner- oder außerhalb eines ERP-Systems erstellt wurden (z. B. mit Office- oder E-Mail-Programmen) oder über verschiedene Kanäle als Brief, Fax oder E-Mail das Unternehmen erreichen. Mithilfe eines ECM-Systems kann praktisch der gesamte Dokumentenbestand eines Unternehmens mit einem ERP-System verknüpft und unternehmensweit verfügbar gemacht werden.

Abbildung - Vergleich Angebotsspektrum ERP und ECM

Der Vergleich des Angebotsspektrums im Bereich Archivierung und Records Management oder Dokumentenmanagement zeigt deutliche Unterschiede (Datenquelle: Trovarit Marktspiegel ECM/DMS 2014)

Für die Ergänzung eines ERP-Systems mit Funktionen für das Managen von Dokumenten gibt es eine Vielzahl an Anwendungsszenarien – beispielsweise die Verknüpfung des gesamten Schriftverkehrs zu einem bestimmten Lieferanten. Oder die Abbildung einer elektronischen Maschinenakte, die sowohl Bilder als produktionsbegleitende Dokumente und Informationen aus dem ERP oder PPS beinhaltet. Über bidirektionale Schnittstellen kann der Zugriff auf sämtliche Daten jederzeit gewährleistet werden. Anwender sind nicht dazu gezwungen, zwischen den Applikationen zu wechseln, sondern können in der gewohnten Umgebung arbeiten.

Vorteile der Anbindung von ECM & ERP

Zusammengefasst: Es gibt genügend Gründe, um einmal zu prüfen, wie das eigene ERP-System durch die Integration mit einem ECM-System bereichert werden könnte oder auch sollte. Transparenz, Zeitersparnis bei der Bearbeitung, revisionssichere Archivierung, Vermeidung von Medienbrüchen sowie eine bessere Recherche nach Informationen sind dabei nur einige der Nutzenaspekte.

Holen Sie mehr aus Ihrem ERP-System heraus mit ECM. Erfahren Sie mehr in unserem Whitepaper.» Zum Whitepaper über den Nutzen der Integration von ECM und ERP-Software

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