Raus aus der Über-Informationsfalle: Lean Management gegen Informationsüberflutung

Raus aus der Über-Informationsfalle: Lean Management gegen Informationsüberflutung

Informationen und vor allem deren Wert zu erschließen, ist ein Schlüssel für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Für Wissensarbeiter im Unternehmen muss es zur Erreichung dieses Ziels künftig bessere und bestenfalls automatisierte Wege geben, zum Beispiel in Form einer Softwarelösung für Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management. Reicht es dabei aber aus, wenn sich das Informationsmanagement quasi per Social-Media-Ansatz selbst im Unternehmen reguliert – oder bedarf es einer organisatorischen Steuerung des Weges von der aktuellen Information zum morgigen Wettbewerbsvorteil, Quasi ein Lean Management gegen Informationsüberflutung.

Informationen mit Charakter

scribble_lampen-netzwerk-_mittelDie Selektion und schnelle Auffindbarkeit relevanter Informationsquellen ist gerade in Zeiten stetig steigender Informationsmengen ein Grundbaustein für ein fundiertes Informationsmanagement. Wie die einzelnen Inhalte aus Sicht des jeweiligen Anwenders zu bewerten sind, ist allerdings umstritten. Kenner des Themenkreises Wissensmanagement verweisen bzgl. der Verteilungsmotivation oder adäquater Suchmechanismen gerne auf Arbeitsanweisungen und Arbeitsmittel (wie ein ECM-System), aber auch auf Lob- oder Bewertungsmechanismen (Gamification)[1].

Einig ist man sich darüber, dass ein bestimmter Informationswert einen individuellen Charakter besitzt. Das heißt, der faktische Wert einer Information ergibt sich in der Regel nur ex post aus dem Verwendungszweck. Daraus wird oft geschlossen, man brauche geschäftliche Dokumente und Daten nur der internen digitalen Social Community „vorzuwerfen“. Die Anwender regulieren dann den Wert von Informationen wie von selbst – die Schwarmintelligenz übernimmt quasi die Entscheidung. Aber reicht eine solche „unsichtbare Hand“ wirklich aus?

Wissensvorsprung durch Selbstregulation?

Die „unsichtbare Hand“ (nach Adam Smith) ist ein gängiges Konzept aus den Wirtschaftswissenschaften. Kurzgefasst bezeichnet es die Selbststeuerung der Wirtschaft über Angebot und Nachfrage auf Basis des individuellen Handelns, orientiert nur am eigenen maximalen Nutzen. Etwas weiter geführt aus der anerkannten Markt- und Wettbewerbstheorie (z. B. zusammengefasst nach Michael Kleinaltenkamp) wissen wir, dass erfolgreiches Unternehmertum auf Innovation und somit auf einem Wissensvorsprung beruht. Der Marktführer wisse entweder besser bzw. genauer, was sein(e) Markt(nische) braucht oder wie er es kostengünstiger mit höherer Marge anbieten kann. Hinzu kommt der Faktor Zeit, der aus dem Begriff bzw. Faktor „Wissen“ den wettbewerbsentscheidenden „Wissensvorsprung“ generiert.

Lässt sich diese Grundthese des sich selbst regulierenden Marktes tatsächlich auf das Management von und das Handeln mit Informationen übertragen? Schließlich sprechen wir – ohne zu zucken – schnell von Selbstoptimierung und Wissensökonomie. Letztere verweist ja bereits auf den o. g. Wettbewerbsvorteil durch Wissen. Wenn ja, was wären in der Welt der Informationen dann Angebot, Nachfrage und der Preis bzw. der Wert einer Informationen? Und wie ließe sich das für eine Optimierung des Informationsmanagements im Unternehmen nutzen?

Betrachten wir dafür die einzelnen Punkte etwas genauer:

  • Informationen werden in Unternehmen explizit von Mitarbeitern angeboten, die dazu verpflichtet sind: qua Rolle (Fachbereiche, Marketing, Buchhaltung, Organisation usw.) oder qua Prozesshandbuch/Arbeitsanweisung.
  • Zu erwarten wäre, dass jeder im Unternehmen Informationen nachfragt. Welche Information und in welcher Breite gesucht werden, hängt aber stark am Arbeitsfeld jedes Einzelnen im Zuge der arbeitsteiligen Wirtschaft und der Organisationsform (Hierarchie, Prozessorganisation etc.).
  • Ein Preis sollte ein steuerndes, für alle Beteiligten klar zu wertendes Korrektiv sein – also eine Art Währung. Bei Informationen könnte diese Währung in Form von Anerkennung, Lob- und Kritikmechanismen oder Incentives bestehen.

Denken in die Zukunft

Letztendlich entscheidend ist aber wohl die Frage nach der Optimierung: Die immer größer werdende Informationsflut „zwingt“ Organisationen/Unternehmen früher oder später zum Einsatz einer digitalen und zentralen Informationsplattform – etwa eines ECM-Systems. Aber was macht die Organisation und was der einzelne Mitarbeiter mit den Möglichkeiten, die ein solches System zur Verfügung stellt? Reicht es wirklich, wenn jeder Mitarbeiter oder Wissensarbeiter einfach nur seine Beschreibung bzw. Kriterien zu jeder Information hinterlegt?

Legt ein Kollege bspw. eine Dokumentation im ECM-System ab, kann er den Wert dieser Information(en) für einen zukünftig suchenden Verwender nur schwer benennen. Wer weiß schon, wer wann, zu welchem Zweck und mit welchen Schlagwörtern eine 150-seitige Projektdokumentation sucht und wie wertvoll dieser Beitrag für ihn dann sein wird? Eine Selbstregulation von Informationen in einem Netz von Personen kommt hier schnell an ihre Grenzen. Hinter der „unsichtbaren Hand“ stecken schließlich konkrete Menschen, Mitarbeiter, Kollegen – alle mit eigenen Gedankenwelten und damit verschiedenen Kriterien, nach denen sie etwas einordnen.

Hierarchische oder chaotische Ablage

Um aus Informationen einen Wettbewerbsvorteil zu generieren, bedarf es also regulativer Unterstützung – sowohl in technischer als auch in organisatorischer Hinsicht. Technisch bedeutet das zum Beispiel: Informationen müssen irgendwie und irgendwo abgelegt sein, damit sie überhaupt auffindbar sind. Eine Möglichkeit dafür ist die „flache“ Ablage, die an keine Struktur gebunden ist (chaotische Organisation). Für die Auffindbarkeit müssen hierbei einzelne Informationsteilchen ad hoc auf Anfrage des Anwenders wieder zusammengesetzt werden. Dadurch erfordert die Informationssuche mehr Zeit – um die Frage richtig zu stellen und ggf. iterativ zu wiederholen.

Die andere Möglichkeit ist eine hierarchische Organisation der Informationen in Bezug zur Informationsquelle (Lieferant, Vorgang, Projekt etc.). Dies erfordert mehr Sorgfalt und etwas mehr Zeit bei der Ablage, ermöglicht dafür aber ein schnelles Auffinden durch eine zielgerichtete, sprich prozessgebundene Suche. Ein solcher Standortbezug eines Dokument erlaubt zudem auch den schnellen Blick über den Tellerrand, das heißt man findet teilweise wertvolle Informationen nach denen man selbst gar nicht gesucht hätte.

Informationen folgen Prozessketten

Ein ECM-System kann beide Wege der Ablage abbilden. Welchen Weg man wählt, hängt von der eigenen Firma, deren Zielsetzungen und der Branche ab. Die strukturierte Ablage bietet m. E. aber einige Vorteile. Vor allem dann, wenn das Informationsmanagement der Organisation bzw. Prozessketten im Unternehmen folgt.

Wer Informationsgewinne abgreifen will, muss organisatorisch dafür sorgen, dass Informationsverteilung im Unternehmen zur Pflicht wird. Ein Vorteil strukturierter Ablagesysteme – wie eines ECM-Systems – dabei: Sie können die dafür nötigen Aufgaben (Records Management) und die Dokumentationsverteilung im jeweiligen Kontext der Information steuern – mit allen modernen digitalen Möglichkeiten wie gefilterten Sichten, Push-Informationen und elektronischen Workflows.

Ein ECM-System bietet somit ein unverzichtbares Hilfsmittel für die Aufgabensteuerung sowie die Erfüllung der notwendigen Informationspflichten im Rahmen Ihres Wissensmanagements. Nur so können relevante Informationen wohl dosiert verteilt werden, ohne die Menge an Informationen unnötig zu potenzieren.

Wissenspyramide_Information_Management

Wissen entsteht nicht alleine aus Daten. Die Wissenspyramide zeigt, wie mithilfe von ECM aus unstrukturierten Daten ein Informationsmanagement werden kann. (Quelle: OPTIMAL SYSTEMS)

Ein Schritt auf der Wissenstreppe

Enterprise Content Management kann Unternehmen also – zumindest operativ – helfen, eine Stufe der sogenannten Wissenstreppe (nach Prof. Dr. Klaus North, 1998, Hochschule RheinMain) beim Informationsmanagement zu nehmen. Alles darüber hinaus erfordert weiterhin Kompetenzen der Mitarbeiter. Eine gute Wissensbasis ist allerdings unerlässlich. Hat man diese, kann man potenziell auch kompetent handeln, um vielleicht ein wenig besser zu sein als andere im Wettbewerb. Somit sollte ein explizites Informationsmanagement für die Wissensverteilung und Selektion sorgen.

Beachten sollte man auch, dass eine Unternehmensorganisation kein Mikrokosmos einer Volkswirtschaft ist, in der sich Informationsverteilung quasi autonom regeln ließe. Ganz im Gegenteil: Zum Erfolg eines Unternehmens gehört – auch im Zuge der Flexibilität und der Economies of Scope – weiterhin die Arbeitsteilung und Spezialisierung auf strategische Unternehmensziele. Diese lassen sich durch eine wohl strukturierte Informationsorganisation und zielgerichtetes Handeln optimieren. Neben einer guten technologischen Basis gehört Informationsmanagement zu strategischen Kernaufgaben wie Personal- und Asset Management. Ein ECM-System bietet die notwendige und sehr hilfreiche Basis, entbindet aber nicht von Managementkompetenz für Organisation und Information.

[1] Quelle: Berger, B.S.: Anreize und Anreizsysteme für ein Wissensmanagement: Theoretische Grundlagen und Gestaltungsempfehlungen (2003)

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  1. […] Reicht es dabei aber aus, wenn sich das Informationsmanagement quasi per Social-Media-Ansatz selbst … Grundbaustein für ein fundiertes Informationsmanagement. Wie die einzelnen Inhalte aus Sicht des jeweiligen… Originalartikel lesen […]

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