ZUGFeRD oder der Traum vom rein digitalen Rechnungsaustausch

ZUGFeRD oder der Traum vom rein digitalen Rechnungsaustausch

ZUGFeRD, der Traum vom digitalen Rechnungsaustausch

ZUGFeRD, der Traum vom digitalen Rechnungsaustausch

Diese Woche wurde der Releasekandidat 1.0 von ZUGFeRD veröffentlicht. Das Datenformat mit dem hübschen Namen (ich mag jedenfalls kräftige Kaltblutpferde) soll zukünftig für einen vermehrt rein elektronischen Rechnungsaustausch sorgen – am besten europaweit. Ob der doch sehr deutsche Name für ein paneuropäisches Format geschickt gewählt ist, darüber lässt sich zwar streiten. Fakt ist jedoch, dass das Format einiges zu bieten hat.

Entwicklung und Definition

Entwickelt wurde ZUGFeRD von FeRD, dem Forum elektronische Rechnung der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. gefördert vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Vertreter von Behörden, der Industrie und aus der IT-Branche haben sich zusammengefunden, um das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung) zu definieren. Dabei hat sich das Gremium auch an die Richtlinien der europäischen Standardisierung gehalten, Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG), um dem Format in ganz Europa eine Chance zu geben.

Technischer Background

Technisch handelt es sich bei dem ZUGFeRD-Format um eine PDF/A-3 Datei. Die Besonderheit der 3. Variante des PDF/A-Standards ist, dass diese Datei neben einer PDF-Darstellung auch weitere Dateien in einer Art Container transportieren kann. ZUGFeRD macht sich das zunutze, indem es der PDF-Rechnung eine XML-Datei beigefügt hat. Diese XML-Datei enthält in definierten Feldern die Rechnungsinhalte. Diese Kombination hat zwei Vorteile. Die visuelle PDF-Datei kann ganz normal vom Empfänger betrachtet werden, oder bei Bedarf kann man sie sogar drucken (auch wenn das natürlich nicht im Sinne der Erfinder ist). Die dahinter liegende XML-Datei dagegen ist maschinenlesbar und soll in Zukunft dazu dienen, die Rechnungsdaten automatisch in ERP- oder FIBU-Systeme zu übernehmen.

ZUGFeRD in der Praxis

So die Theorie. Wie FeRD anlässlich des Releases der ersten Version diese Woche bekannt gab, gibt es bereits erste Anwender, die Ihre Rechnungen ab jetzt möglichst nur noch im ZUGFeRD-Format verschicken wollen. Dazu gehören GS1 Germany, die August Storck KG, das Bundesverwaltungsamt BVA und das Technische Hilfswerk THW. Das Schöne an dem kombinierten Format ist, dass die XML-Datei in der Regel nicht weiter stört, wenn auch das System der Rechnungsempfänger sie in den meisten Fällen noch nicht automatisch auslesen können wird. Die Empfänger haben ja immerhin die Möglichkeit, nur die PDF-Datei zu nutzen.

Eine große Zahl von Herstellern hat bereits angekündigt, das ZUGFeRD-Format zu unterstützen. FeRD selbst spricht von über 50 Herstellern, die das Format bereits integriert haben. Besonders wichtig sind für die Arbeit mit der digitalen Rechnung natürlich die ERP-Systeme. Doch auch für das ECM ist das Format natürlich nützlich. Das ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS kann das Format selbstverständlich revisionssicher archivieren. Bei der Ablage einer ZUGFeRD-Datei kann die XML-Datei augeslesen werden, so dass dem Anwender beim Öffnen der Indexmaske die Rechnungswerte präsentiert werden und er diese nicht mehr umständlich selbst erfassen muss.

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