ECM und GIS: alle Informationen auf einen Blick

ECM und GIS: alle Informationen auf einen Blick

ECM und GIS kooperieren perfekt miteinander

Die Frage „Wo?“ taucht immer dann auf, wenn Geodaten benötigt werden. Wer dann einen Atlas aufschlägt oder die Anwendung wechselt, um die Route eines Lkw zu planen, riskiert Medienbrüche. Die Gewinnung von Geofachdaten ist das Kompetenzbereich von Geoinformationssystemen wie ESRI, Autodesk oder auch Google Maps und Bing Maps. Die Integration von ECM und GIS bringt vielfältige Einsatzmöglichkeiten und ist im Grunde überall dort gegeben, wo Daten mit geografischem Bezug verwaltet werden müssen. Viele Bereiche profitieren von dem Zusammenspiel beider Technologien: Umweltforschung und Stadtplanung, Logistik und Ressourcenmanagement, Archäologie und Umweltschutz genauso wie die Planungsstelle für Großveranstaltungen.

ECM und GIS: Keine Karte aufschlagen, kein Ordner mitschleppen

ECM-System mit GIS-Kopplung eine echte Bereicherung für ein Logistikunternehmen

ECM-System mit GIS-Kopplung eine echte Bereicherung für ein Logistikunternehmen

Mithilfe einer ECM-GIS-Integration ist es für einen Bauunternehmer möglich, Bilder verschiedener Bauabschnitte zusammen mit den GPS-Daten in einer digitalen Bauakte zu verwalten. Lieferrouten eines Lkw können dokumentiert oder auch Pläne für polizeiliche Einsätze erstellt werden. Beliebt ist der Einsatz ebenso im Vertrieb bei der Planung von Kundenbesuchen: Anwender des ECM-Systems von OPTIMAL SYSTEMS lassen sich aus der Trefferliste heraus Kundenadressen oder gleich die Routenplanung in einem Dashlet zeigen (siehe Abbildung), ohne parallel die Anwendung wechseln oder gar den Browser öffnen zu müssen.

Eine Vielzahl an Vorteilen ergibt sich aus der Kopplung des ECM-Systems mit den ortsbezogenen Daten des Geoinformationssystems (GIS). ECM-basierte digitale Akten wie Kundenakten oder Projektakten enthalten vielfältige Informationen: alle Dokumente, E-Mails, eingescannte Belege sowie Personendaten von am Projekt beteiligten Mitarbeitern oder Gesellschaften. Durch die GIS-Kopplung werden Daten über Hausverkäufe oder Gasleitungen dargestellt, die Route eines Lieferwagens oder eines Außendienstmitarbeiters genau geplant, Bauabschnitte dokumentiert u. v. m. So werden in Projekten, Kunden- oder Lieferantenbeziehungen geografische Zusammenhänge erkennbar und steuerbar – durch den 360°-Blick auf das Projekt, den Kunden oder die Vertriebsvorgänge.

ECM und GIS Einsatzbeispiel: Unfall eines Tanklastzuges

Im Fachbereich Umwelt der Region Hannover haben alle Vorgänge einen geografischen Bezug. Dank der Verbindung von ECM und GIS werden die Geofachdaten neben anderen Informationen strukturiert und qualitativ verwaltet. Zusätzlich zu den im GIS gewonnenen Fachdaten werden auch weitere vorgangsbezogene Dokumente wie z. B. E-Mails, Office-Dokumente, PDFs und auch grafische Auswertungen strukturiert in digitalen Akten abgelegt und revisionssicher archiviert. Dabei stellen die Dokumentenmanagementfunktionen des ECM-Systems einfache Recherchemöglichkeiten zur Verfügung. Karten und Plänen können zudem generiert werden, ohne die Anwendung zu wechseln.

Der Beispielvorgang „Unfall eines Tanklastzuges“ verdeutlicht die Vorteile der Kopplung beider Informationssysteme: Gelangen durch einen Unfall beispielsweise gefährliche Chemikalien in den Erdboden, wird ein Vorgang im GIS initiiert und alle relevanten Daten zum Vorgang werden an das ECM übergeben: Was ist passiert? Welche Stoffe sind ausgelaufen? Wie tief konnten die Stoffe in den Erdboden gelangen? etc. Außer Informationen wie diesen können weitere vorgangsbezogene Dokumente wie E-Mails, Formulare etc. in die digitalen Akte eingefügt werden. Die tiefe Integration der Systeme ermöglicht es Mitarbeitern, die gerade ein Dokument oder Vorgang bearbeiten, sich den visualisierten Unfallort im GIS anzeigen zu lassen. Die Schnittstelle ermöglicht zudem die automatische Zuständigkeitsprüfung. Dementsprechend wird aus dem ECM-System heraus der zuständige Mitarbeiter automatisch ermittelt, sobald ein Vorgang angelegt wird.

Vor der Einführung der ECM-Software erfassten die Sachbearbeiter des Fachbereichs Umwelt Daten wie Ort, Ereignis und Maßnahmen lediglich in einer Access-Datenbank. Im Geoinformationssystem wurde dann der Unfallort manuell mit einem Punkt visualisiert. Mit Einführung der Software von OPTIMAL SYSTEMS wurden alle Altdaten mit entsprechender Vorgangszuordnung aus der Access-Datenbank vollständig in das ECM übernommen und können dann durch weitere Informationen und Dokumente strukturiert ergänzt werden. Alle im ECM-System vorliegenden Daten können außerdem in Workflowprozesse eingebunden werden. Der Unfallort kann darüber hinaus nun dank der ECM/GIS-Kopplung völlig automatisiert auf der Karte visualisiert werden ohne die ECM-Anwendungen verlassen zu müssen.

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