Was geht app – Was ist mobiles Enterprise Content Management

Was geht app – Was ist mobiles Enterprise Content Management

Alle Welt will mobil sein. Aber was ist mobiles Enterprise Content Management bzw. mobiles Dokumentenmanagement überhaupt? Welche Funktionen muss und sollte es bieten? Wir haben darüber mit Sven Hattenbach, Senior Product Manager bei OPTIMAL SYSTEMS und zuständig für die Entwicklung der App von OPTIMAL SYSTEMS gesprochen.

Sven, muss Unternehmenswissen immer und überall verfügbar sein? Oder anders gefragt: Wann lohnt sich der mobile Zugriff auf Dokumente und Informationen für mittlere und größere Unternehmen wirklich? 

Ich darf rückfragen: Wann rentiert sich ein ansonsten sinnvoller Zugriff auf die Unternehmensinformationen nur deswegen nicht, weil jemand nicht am Arbeitsplatz sitzt? „Mobil arbeiten“ hat doch längst viele und bekannte Formen wie etwa Webclients oder mit UMTS-Modem ausgestatteten Laptops. Mit mobilen Anwendungen wie unserere App für enaio® gelingt es, Unternehmenswissen und Prozesse auf Geräte zu bringen, die besonders anwenderfreundlich gestaltet und bequem zu tragen sind. Ein Unternehmen, das -den mobilen Zugriff auf Informationen nicht ermöglicht, verlangsamt Entscheidungen, erzeugt Medienbrüche und produziert unnötige Kosten.

Wann sollte der mobile Zugriff zum Einsatz kommen?

Sven Hattenbach, Senior Product Manager

Sven Hattenbach, Senior Product Manager

Zum Beispiel , wenn es mal wieder schnell gehen muss. Ob es ein Blick in die Kundenakte ist, die Freigabe und Erstellung von Anträgen aller Art, das Recherchieren der letzten Angebotsversion oder auch Verweise auf bereits vorhandene Informationen an Kollegen: Die Bandbreite ist hier enorm groß. Mobile Lösungen sind ein Katalysator für verschiedene Nutzenaspekte eines ECM-Systems wie die Informationsbereitstellung und Teilnahme an Prozessen. Mobile Plattformen unterstützen ECM-Funktionen mit Ihren Push-Notifications und Netzwerkfähigkeiten etc.

Welchen Einfluss haben mobile Anwendungen bei der Auswahl einer Software für Enterprise Content Management?

Unserer Erfahrung nach wird heute bei der Softwareauswahl sehr darauf geachtet, ob mobile Anwendungen für das ECM-System bzw. für das Dokumentenmanagementsystem angeboten werden und welchem Umfang sie abdecken. Die Verfügbarkeit mobiler Lösungen ist  zu einem wichtigen Entscheidungskriterium geworden.

Unternehmen sollten sich daher die Anwendungsszenarien auch für den Unterwegs-Einsatz im Vorfeld überlegen. Zum Beispiel anhand von Fragen wie: Wie mobil sollten unsere Infor­mationen sein? Welche Mitarbeiter brauchen welche Informationen unter­wegs – on- und offline? Welche Unternehmensbereiche werden mit den Apps arbeiten? Welche Objekte oder Prozesse sollen zur Verfügung stehen (Anm. der Red.: Akten, Personendaten, Mappen, Belege oder E-Mails etc.) und in welcher Form sollen diese dar­gestellt werden?

Worauf sollten Unternehmen beim mobilen Dokumentenmanagement besonders achten?

Datensicherheit und Know-how-Schutz spielen hier sicher eine große Rolle. Zum Beispiel die Frage, ob auf einem leicht zu verlierenden BYOD (Bring your own device) einfach entschlüsselbare Unternehmensdaten gelagert werden sollten? Die bessere Alternative ist es doch, klare Regelungen zu treffen und geeignete Alternativen anzubieten. Etwa durch die De-Provisioning[1] oder Steuerung des Informationsflusses. Sonst nimmt der Kollege doch wieder sensible Daten auf USB oder in seiner privaten Dropbox mit. Neben dem Sicherheitsaspekt werden damit auch unnötige Dateikopien und der damit oft verbundene Variantendschungel der Dokumente vermieden, kurz: das Handling wird vereinfacht. Und um die letzten Zweifler zu überzeugen: Der Datentransfer zwischen Smartphone und Firmennetzwerk erfolgt bei unseren Apps selbstverständlich verschlüsselt.

Wo liegen die Grenzen einer App, was kann sie derzeit noch nicht leisten?

Eine ECM-App ist sicher kein „Full-featured-ECM-Client“ mit seinen vielen spezifischen Anwendungen. Ehrlich gesagt, das muss sie auch gar nicht sein. Schon aufgrund der verfügbaren Arbeitsoberfläche lässt sich nicht alles sinnvoll und ergonomisch abbilden. Mobiles Dokumentenmanagement hat bei uns den Anspruch, die Funktionen in hoher Qualität bereitzustellen, die viele verschiedene Anwender gleichermaßen benötigen. Dennoch kommt der Funktionsumfang der App dem Desktop-Client mit der Zeit näher und orientiert sich an diesem als funktionale Messlatte. Der Anwender soll sich ja in beiden Oberflächen schnell und einfach zurechtfinden.

Wie lange dauert es ungefähr, bis die einzelnen Komponenten (mobile Endgeräte, Plattformen etc.) zusammen die Dokumentenmanagementprozesse beschleunigen?

Die Wirksamkeit ist bei geeigneter Einführung sofort mit Produktivgang da. Es geht aber nicht nur um das Beschleunigen bestehender Prozesse, sondern oftmals auch um die Abbildung neuer, bislang nicht oder nur schwer möglicher Prozesse. Das Gestalten und Absichern der Infrastruktur, die Auswahl und Abbildung der Prozesse, der Roll-out über Key-User usw. nehmen einige Zeit in Anspruch, je nach Projektumfang kann es dann auch mal ein halbes Jahr dauern. Dafür braucht es meist nur Sekunden für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Welche zukünftigen Entwicklungen wird es im Bereich mobiles ECM geben und welche Faktoren beeinflussen diese?

Die Verfügbarkeit von mobilen Geräten bei einer zunehmenden Anzahl von Mitarbeiter und die abnehmende Bereitschaft, auf liebgewonnene „Einfachheit“ zu verzichten, werden sicher Treiber sein. Dabei werden business needs, wie das Bearbeiten und Erfassen von Daten vor Ort, Location Based Services (etwa „Kunden in der Nähe“, Anm. d. Red.), Collaboration-Funktionen und digitale Workflows den Funktionszuwachs steuern. Die entscheidenden Anstöße werden aber sicherlich von unseren Kunden und ihren Projektanforderungen kommen. Wir freuen uns auf spannende Szenarien und stützen sie mit dynamischen Releases.

Danke für das Interview

[1] Entautorisierung aus Sicherheitsgründen, zum Beispiel damit Anwender nicht mehr Zugang zu Systemen haben, die sie nicht (mehr) benötigen, weil sie auf eine andere Stelle im Unternehmen gewechselt sind.

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