DMS Arbeitstipp: Mehr Zeit fürs Wesentliche – Wiedervorlage sei Dank

DMS Arbeitstipp: Mehr Zeit fürs Wesentliche – Wiedervorlage sei Dank

Wiedervorlagen und Abonnements sind pfiffige Lösungen des unternehmensweiten ECM-Systems von OPTIMAL SYSTEMS, um erst gar nicht nach bestimmten Informationen suchen zu müssen. Aber nicht nur das, beide Funktionen sorgen ebenso dafür, dass sich Mitarbeiter um die wirklich wichtige Arbeit kümmern können. Unser DMS Arbeitstipp sagen Ihnen, was Sie zur Wiedervorlage im ECM-System wissen müssen.

Immer rechtzeitig informiert dank der Wiedervorlage im ECM-Systems von OPTIMAL SYSTEMS

Wiedervorlage: Weniger Routine, mehr Freude an der Arbeit

„Wer schaffen will, muss fröhlich sein“, sagte einst Theodor Fontane. Wer in den immer gleichen Aufgaben zu ersticken droht, kommt erst gar nicht zum Schaffen, schallt es aus unzähligen Büros zurück. Routineaufgaben können schnell demotivierend wirken. Immer und immer wieder nach wichtigen Informationen erst suchen zu müssen, gehört mit Sicherheit dazu – gerade wenn die Informationsmenge noch ständig zunimmt. Dabei lassen sich solche Frustmomente leicht vermeiden: Wiedervorlage und Abonnements informieren automatisch über eine wichtige Meldung, Aufgabe, fällige Deadlines, Aktualisierung etc.  – Damit werden Mitarbeiter von unnötigen Aufgaben entlastet.

Wiedervorlage: Nur das sehen, was wirklich zählt

Die eigene Arbeit lässt sich mit Wiedervorlage und Abonnement so einrichten, dass benötigte Informationen – seien es Dokumente, Mappen, Ordner, gespeicherte Anfragen usw. – genau dann automatisch aufgerufen werden, wenn die Arbeit erledigt werden muss. Dokumente und E-Mails einschließlich der Anhänge werden angezeigt, ohne die dazugehörende Anwendung starten zu müssen. Bestimmte Arbeitsaufgaben lassen sich so wesentlich schneller abarbeiten, z. B. Freigaben.

Wiedervorlage: ein Beispiel

Sie leiten ein längerfristiges Projekt und benötigen nach einem Monat eine Rückmeldung zum Stand einer Teilaufgabe. Sie stellen den entsprechenden Teammitgliedern über die Wiedervorlagefunktion einen Termin in einem Monat ein und versehen die Nachricht mit der Anmerkung „Aktueller Stand Projekt A – Rückmeldung an mich“. Die Antwort(en) lassen Sie sich per E-Mail zukommen. Nach einem Monat erhalten Sie automatisch die Rückmeldung(en) in Ihrem Postfach.

Wiedervorlage für mich – und Dich

Ein schöner Effekt von Wiedervorlagen für Dokumente, Mappen, Register oder Ordner: Sie entlasten mich nicht nur selbst von „Erinnerungsarbeit“, sondern wahlweise ebenso andere Kollegen oder gar Benutzergruppen. Teamarbeit leicht gemacht! Anmerkungen in den Wiedervorlagen erlauben es zudem, einem zuständigen Bearbeiter Hinweise hinsichtlich der nächsten Arbeitsschritte zu geben.

Neuigkeiten – einfach abonniert

Während eine Wiedervorlage – wie der Name schon sagt – einfach etwas wieder vorlegt, informieren Abonnements automatisch über Veränderungen, die systemweit z. B. im Zusammenhang mit einem Dokumenttyp registriert werden. Zum Beispiel, um per E-Mail-Nachricht darüber informiert zu werden, wenn ein Dokument innerhalb eines Registers neu erstellt, gelöscht oder geändert wird. Als Bonus können gleichzeitig auch alle Mitglieder der Arbeitsgruppe mit benachrichtigt und sogar kleine Workflows eingerichtet werden, um sich die Kenntnisnahme jeweils bestätigen zu lassen.

Häufig wiederkehrende Aufgaben lassen sich so leicht automatisieren und in einen flüssigen, team- und abteilungsübergreifenden Arbeitsprozess integrieren. Wiedervorlagen und Abonnements sei Dank!

Beispiel

Sie betreuen eine Reihe von Kunden und wollen automatisch informiert werden, wenn sich in den angelegten Indexdaten eines bestimmten Kunden etwas ändert. Sie stellen ein Abonnement auf den Kundennamen ein, wählen „Indexdaten geändert“ als Auswahlkriterium und fertig. Sobald sich an den Indexdaten etwas ändert, erscheint in Ihrem Eingangskorb im ECM-System eine Abonnementnachricht.

>> Mehr über die Abonnementfunktion unseres ECM-Systems

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