ECM-Trends 2014: Haben Sie (noch) alle Akten im Schrank?

ECM-Trends 2014: Haben Sie (noch) alle Akten im Schrank?

Elektronisches Dokumentenmanagement ECM-Trends 2014

Herr Berger erhält einen Anruf eines wichtigen Kunden, der um ein Angebot für die gleiche Lieferung wie beim letzten Mal bittet. „Gern. Ich muss nur kurz in unser Archiv schauen und komme dann so schnell wie möglich auf Sie zu“, sagt Berger und gewinnt erst mal etwas Zeit, denn das letzte Mal liegt etwa zwei Jahre zurück und er muss die Unterlagen zu dem alten Auftrag erst wiederfinden. Und wer war damals zuständig? Und wo wurde der Auftrag damals überhaupt abgelegt? Unsere ECM-Trends 2014.

ECM-Trends 2014: Big Data – Big Chaos?

Kein Problem von Herr Berger – was ihn wirklich beschäftigt ist eher „Big Chaos“. Und zwar in Form kilometerlanger Schrankwände im Firmenarchiv. So ein Herr Berger ist noch in vielen Unternehmen und Organisationen zu finden.  Obwohl „immer mehr Unternehmen auf ECM-Lösungen [setzen], um die steigende Informationsflut beherrschbar zu machen“, wie Bernhard Zöller sagt, stellvertretender Vorstandvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im BITKOM.

ECM-Trends 2014: Papierloses Arbeiten

Kein Unternehmen kann es sich heute leisten, Informationen in getrennten Silos zu speichern, geschweige denn Wissen in den Aktenschränke im Keller isoliert „vergammeln“ zu lassen. Es gibt viele Unternehmen wie das von Herrn Berger, die noch Papierakten im Schrank verwalten, mit Insellösungen arbeiten, die Dokumente und E-Mails lokal am Arbeitsplatzrechner speichern usw. Kurz: Sie haben keine geeignete Lösung für elektronisches Dokumentenmanagement im Einsatz und sind von dem papierlosen Arbeiten immer noch sehr weit entfernt. Dabei ist es so einfach, mit einem ECM-System zu arbeiten!

Der Bedarf nach ECM-Software ist also weiterhin hoch und entsprechend positiv die Aussicht für ECM-Anbieter, wie der ITK-Branchenverband BITKOM meldete: Die Nachfrage nach ECM-Lösungen bleibe ungebrochen. Über 90 Prozent der ECM-Anbieter gingen in diesem Jahr von steigenden Umsätzen aus. Denn für alle Herr Bergers & Kollegen müssen Daten und Dokumente übergreifend verfügbar sein und einfach geteilt werden können, damit der Informationsfluss von Mensch zu Mensch unabhängig von Arbeitsort und Arbeitszeit erhalten werden kann

Apropos standortunabhängig: Mobil muss man sein! Mobilität ist und bleibt ein wichtiger Trend. Herr Berger nutzt selbst ein Smartphone und checkt seine E-Mails damit außerhalb der Büroarbeitszeit sowie über die Feiertage. Mit der steigenden Nutzung von Smartphones und Tablets gehören mobile Arbeitsweisen, z. B. während der Wartezeit am Flughafen,  längst zur Routine. Die Nachfrage an ECM-Lösungen für Smartphones und Tablet-Computer wächst, das zeigt auch das BITKOM ECM-Barometer: 64 Prozent der ECM-Anbieter sehen in Apps und Web-Diensten für Mobilgeräte derzeit die wichtigste Branchenentwicklung.

Auf welche ECM-Trends 2014 müsste Herr Berger weiter achten?

Neue Technologien und die zunehmende Individualisierung ändern die Anforderungen an Produkte und Leistungen, Neue Mobilitätskonzepte und Lösungen sind gefragt. Mehr darüber, wohin uns die Reise auf der digitalen Datenautobahn demnächst  hinführen wird, finden Sie zum Beispiel in unserem ECM-Fachmagazin: Darin enthalten sind viele Beiträge zu den IT- und Digitalisierungstrends und dem Nutzen, den ein ECM für Ihren digitalen Wandel hat.

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