DMS Arbeitstipp: Informationen finden, ohne zu suchen – Abo sei Dank

DMS Arbeitstipp: Informationen finden, ohne zu suchen – Abo sei Dank

Informationen finden, ohne zu suchen

Wiedervorlagen und Abonnements sind pfiffige Lösungen des unternehmensweiten ECM-Systems von OPTIMAL SYSTEMS, um erst gar nicht nach bestimmten Informationen suchen zu müssen. Aber nicht nur das, beide Funktionen sorgen ebenso dafür, dass sich Mitarbeiter um die wirklich wichtige Arbeit kümmern können. Unsere DMS Arbeitstipps sagen Ihnen, was Sie zu den ECM-Abonnements wissen müssen.

Informationen gezielt zu finden, wird im Unternehmensalltag immer wichtiger. Wer erst gar nicht danach suchen muss, ist anderen einen Schritt voraus. Wiedervorlagen und Abonnements sei Dank. „Wer suchet, der findet“, heißt es so schön. Manchmal kann die Suche aber ganz schön ermüdend sein. Vor allem dann, wenn sich z. B. Arbeitsvorgänge über lange Zeiträume erstrecken und ich gar nicht mehr weiß, was noch zu erledigen ist oder welches Dokument wo liegt. Wer solche Stolpersteine umgehen will, braucht pfiffige Lösungen. So einfache wie Wiedervorlagen und Abonnements.

Wissen ist der Rohstoff der Zukunft

Kein Unternehmen kann sich Kompetenzinseln leisten, indem es einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen mit Wissensportionen alleine lässt. Wissen ist der Rohstoff der Zukunft. Die Folge: Die Informationsmenge steigt ständig an – und relevantes Wissen ist immer schwerer herauszufiltern. Umso wichtiger wird es, den Informationsfluss von Mensch zu Mensch gezielt zu steuern und clever zu unterstützen.

Ach ja, da war ja noch was

Die einfachste Möglichkeit, benötigte Informationen zu finden, ist wohl die, erst gar nicht danach suchen zu müssen. Wiedervorlage- und Abonnementfunktionen im ECM-System sorgen genau dafür: Sie nehmen einem praktisch die Erinnerungsarbeit ab und melden sich, wenn etwas Wichtiges ansteht. Die Information findet quasi den Mitarbeiter, und nicht andersherum.

DMS Arbeitstipp: (K)eine Erinnerungslücke hinterlassen

Wiedervorlagen stellen sicher, dass ich oder ein anderer Mitarbeiter zu einem frei wählbaren Zeitpunkt an eine noch ausstehende Bearbeitung erinnert werde/wird – zum Beispiel, wenn eine Freigabe erteilt werden muss oder ein wichtiger Bearbeitungsschritt ansteht. Dabei kann der Zeitpunkt für die Erinnerung bzw. die Zeitspanne bis zur Wiedervorlage frei festgelegt werden. Termine geraten so automatisch nicht mehr in Vergessenheit und dazugehörige Unterlagen werden genau dann geliefert, wann sie auch benötigt werden.

DMS Arbeitstipp: Abo ohne Risiken

Eine ebenso elegante Art, stets auf dem Laufenden zu bleiben, sind Abonnements von Dokumenten, gespeicherten Anfragen, Mappen etc. Der Unterschied zur Wiedervorlage im ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS: Man wird automatisch über zukünftige Aktionen informiert, die systemweit im Zusammenhang mit einem dieser Dokumenttypen registriert werden. D. h., ich werde darüber informiert, ob z. B. ein bestimmtes Dokument geändert oder gelöscht wurde, neue Unterlagen in einem Ordner erstellt oder hinterlegt wurden oder auch, ob sich die Indexdaten geändert haben.

Weiter zu Teil 2: DMS Arbeitstipp: Mehr Zeit fürs Wesentliche – Wiedervorlage sei Dank

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