Urlaubsantrag digital: papierlos, schnell, dank ECM-Workflow

Urlaubsantrag digital: papierlos, schnell, dank ECM-Workflow

Die Ferienzeit rückt näher und die Urlaubsanträge häufen sich. Warum nicht auf digitale Workflows setzen, um sie schneller zu bearbeiten und die Urlaubsplanung effizient abzuwickeln? Angenehmer „Nebeneffekt“: Durch die papierlose Bearbeitung bleibt der Gang zum Drucker erspart. Urlaubsantrag digital: So geht’s!

Urlaubsantrag digital: schnell und einfach

Der Frühling ist da! Temperaturtechnisch ist Petrus zwar noch unentschieden, aber trotzdem: Sonnenstrahlen und dieses „gewisse Etwas“ in der Luft erinnern schon jetzt an die näher rückende Urlaubssaison. Wenn nicht schon geschehen, werden Mitarbeiter in Unternehmen demnächst ihre Urlaubsanträge für 2014 einreichen. Das bedeutet für Teamleiter, Führungskräfte und das Personalmanagement: Urlaubsanträge entgegennehmen, koordinieren, Genehmigungen erteilen, Urlaubstage für laufende Projekte einbeziehen u. s. w. Wer wünscht sich da nicht einen transparenten und schnellen Prozess, der Einsicht in den jeweils aktuellen Bearbeitungsstatus bietet?

Mit ECM-Software ist man auch für diese Herausforderung gewappnet: Digitale Workflows ermöglichen unter anderem eine reibungs- und papierlose Bearbeitung von Urlaubsanträgen. Unübersichtliche Zettelwirtschaft und stockende Prozesse gehören somit der Vergangenheit an.

Urlaubsantrag digital: Workflow ausgelöst – Urlaub genehmigt – fertig

So einfach geht’s: Der Mitarbeiter startet per Mausklick einen Urlaubsantragsworkflow und wählt den gewünschten Zeitraum aus. Dabei kann er sich auch gleich einen Überblick über seinen Urlaubsanspruch, die bereits beantragten Urlaubstage etc. verschaffen. Im nächsten Schritt klickt er auf „Weiterleiten“ und schickt damit sein Urlaubswunsch „auf Reisen“: Der Workflow sorgt dafür, dass der Urlaubsantrag unmittelbar den zuständigen Vorgesetzten zur Prüfung und Genehmigung erreicht. Auch weitere Instanzen werden automatisch informiert bzw. einbezogen: Ob Personalabteilung, Buchhaltung oder Stellvertreter – niemand bleibt außen vor. Genehmigte Urlaube werden übrigens automatisch in den öffentlichen Kalendern eingetragen. Und wie bei jedem ECM-Workflow werden alle Schritte und Entscheidungen protokolliert und archiviert und sind somit jederzeit nachvollziehbar.

[Mehr zum Modellieren von Workflows in der Praxis]

Urlaubsantrag digital: Mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben

Davon profitieren alle: Teamleiter behalten auch bei einer größeren Anzahl Mitarbeitern den Überblick über die individuellen Urlaubsansprüche, Urlaubszeiten und Arbeitszeitausgleiche. Mitarbeiter können bequem Urlaub beantragen oder sich darüber informieren, wie es um bereits beantragte oder noch ausstehende Urlaubstage bestellt ist. Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen mithilfe digitaler Workflows schafft somit Transparenz, erhöht Mitarbeiterzufriedenheit und lässt Zeit für die eigentlich anfallende Arbeit.

Schnelle, reibungslose Prozesse – digitale Workflows sind auch bei anderen Aufgaben des Personalmanagements wahre Helfer. So wird in Kombination mit einer digitalen Personalakte die elektronische Abwicklung und zentrale Verwaltung aller personalrelevanten Abläufe (z. B. von Bewerbungsprozessen) möglich.

Wir wünschen Ihnen schöne erste Frühlingstage und viel Vorfreude auf die Urlaubssaison 2014. Und nicht vergessen: Urlaub rechtzeitig beantragen!☺

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