GIFAS ELECTRIC GmbH führt ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS ein.

GIFAS-ELECTRIC GmbH führt das ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS ein

Neuer Kunde in der Schweiz: elektronische Akten für den Spezialisten für elektrotechnische Produkte.

Die GIFAS-ELECTRIC GmbH hat OPTIMAL SYSTEMS mit der Einführung der Enterprise Content Management-Software beauftragt. OPTIMAL SYSTEMS Schweiz AG betreut das Projekt und wird die ECM-Software in der GIFAS-ELECTRIC mit Sitz in Rheineck (Schweiz) einführen.

GIFAS-ELECTRIC entwickelt, produziert und vertreibt elektrotechnische Produkte wie Stromverteiler sowie Lichtprodukte in der DACH-Region sowie in Italien und Frankreich. Die Kunden des Unternehmens erhalten alles, was mit Stromverteilung zu tun hat, aus einer Hand – von der Steckverbindung über den Baustromverteiler bis hin zur Steuerung. Dementsprechend groß ist das Aufkommen an Rechnungen, Verträgen, Lieferscheinen etc. Um die damit verbundenen Geschäftsprozesse besser abbilden zu können und Abläufe wie etwa das Rechnungsmanagement effizienter zu gestalten, wird GIFAS das ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS einsetzen. Die Integration in die bestehende IT-Umgebung spielt dabei eine wichtige Rolle. So ist unter anderem geplant, das ECM-System an das ERP-System von COMARCH sowie an Microsoft Office anzubinden.

Digitale Akten sorgen für mehr Transparenz

Als erster Projektschritt wird die ECM-Lösung zur elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung mit Anbindung an das ERP-System COMARCH ERP implementiert. Ein ECM-Workflow sorgt dafür, dass Daten und Dokumente automatisch an die zuständigen Bearbeiter weitergeleitet werden. GIFAS setzt außerdem digitale Akten ein. Dabei werden unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander verknüpft, dass Anwender eine vorgangsbezogene Sicht auf Informationen erhalten. Zum Einsatz kommen elektronische Projektdossiers, in die sowohl technische Dokumente und Zeichnungen als auch Preis- und Konditionsinformationen, Verträge und E-Mails abgelegt und verwaltet werden. „Das ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf Informationen und eine hohe Transparenz bei den Projekten“, so Denise Herzog, Projektleiterin, GIFAS-ELECTRIC GmbH.

Geplant sind weitere Szenarien, wie etwa eine Lösung für E-Mail-Archivierung. Langfristig soll das ECM-System als einheitliche Informationsmanagementplattform fungieren. „Das ganzheitliche Konzept der Software von OPTIMAL SYSTEMS hat uns überzeugt“, so Markus Eigenmann, CFO, GIFAS-ELECTRIC GmbH.