ERP und ECM sichern Wissen für ganzheitliches Informationsmanagement

ERP und ECM sichern Wissen für ganzheitliches Informationsmanagement

Wie profitieren ERP-Nutzer von einer ECM-Software? Neben der Verwaltung von Datensätzen (in ERP) können Anwender dann auch z. B. Dokumentenmanagementfunktionen sowie digitale Workflows nutzen (in ECM). Der Austausch von Daten und Informationen zwischen den Anwendungen steigert die Effizienz und die Transparenz von allen Prozessen in Unternehmen. ERP und ECM sichern Wissen für das ganzheitliches Informationsmanagement des Unternehmens.

ERP und ECM sichern Wissen für ganzheitliches Informationsmanagement

In der Kombination von ERP-Systemen mit ECM-Software liegt ein großes Potenzial, um Geschäftsprozesse zu erleichtern. Durch eine tiefe Integration können Prozesse vollständig elektronisch abgebildet werden. Transparenz, Zeitersparnis bei der Bearbeitung, Beschleunigung von Geschäftsprozessen, revisionssichere Archivierung, Vermeidung von Medienbrüchen sowie bessere Auskunftsfähigkeit und Recherche sind dabei nur einige der Nutzenaspekte. Übrigens: Bei einer AIIM-Umfrage gaben 68 Prozent der befragten Unternehmen an, dass die Integration von ERP und ECM einen deutlich besseren Return on Investment generiert als andere IT-Integrationsprojekte.

ERP und ECM sichern Wissen: Überblick durch zentrale elektronische Akten

Während ERP-Systeme meistens für die Bearbeitung strukturierter Daten zuständig sind, ist ECM auf unstrukturierte Daten spezialisiert – Informationen aus z. B. Schriftverkehr, Verträge, E-Mails, Bilder etc. Durch die Integration beider Systeme werden etwa Datensätze aus dem ERP-System mit geschäftsrelevanten Dokumenten verknüpft. Der Vorteil: Alle Belege und Informationen, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, werden zentral in einer Vorgangsakte abgelegt und verwaltet. So geht man einen Schritt weiter in Richtung unternehmensweites Informationsmanagement.

Wie sieht das Zusammenspiel beider Systeme in der Praxis aus? Eingehende Dokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine werden gescannt, automatisch verschlagwortet, klassifiziert und in die entsprechende Vorgangsakte abgelegt. Möglich ist dabei ein frühes (zentrales) Scannen vor der Buchungserfassung oder ein spätes (dezentrales) Scannen am Arbeitsplatz nach der Buchungserfassung. Dokumente können auch per drag & drop aus dem Dateisystem oder aus einem E-Mail-Programm direkt einer digitalen ECM-Akte zugeordnet werden. Ausgangsbelege – zum Beispiel Angebote oder Auftragsbestätigungen – wiederum können als PDF-Datei im ECM-System revisionssicher archiviert werden. Darüber hinaus sorgt das Management digitaler Workflows  einer ECM-Lösung für eine Automatisierung der Belegverarbeitung. Beispielsweise können Eingangsrechnungen je nach Buchungswert auf bestimmte Arbeitsplätze verteilt werden und auch Freigabeprozesse können auf diese Weise automatisch gestaltet werden.

ERP und ECM sichern Wissen: durch einfache Recherche und verbesserte Auskunftsfähigkeit

Konkret für den Anwender heißt das: Er kann schneller auf Informationen zugreifen. Bidirektionale Schnittstellen ermöglichen, dass der Anwender ständig auf sämtliche Dokumente und Informationen von Kunden, Geschäftspartnern, Projekten usw. zugreifen kann, ohne zwischen den Applikationen zu wechseln. Per Mausklick kann der ERP-User direkt aus einem Datensatz die entsprechende digitalen Akte aufrufen – oder aber per integrierter Dokumentenanzeige innerhalb der ERP-Applikation ein Dokument einsehen. Zudem besteht die Möglichkeit, dass Mitarbeiter auch ohne ERP-Zugriff Zugang zu den digitalen Akten im ECM-System erhalten.

Die Vorteile einer ERP-ECM-Integration sind also vielfältig: Entlastung des ERP-Systems durch die Auslagerung von Dokumenten und einfache Recherche, revisionssichere Archivierung, bessere Auskunftsfähigkeit von Mitarbeitern, Zeitersparnis bei der Bearbeitung, größere Transparenz … Zusammengefasst: Es gibt Gründe genug, um einmal zu prüfen, ob das eigene ERP-System durch die Integration mit einem ECM-System bereichert werden könnte/sollte.

Weitere Informationen

>> Lesen Sie, wie die Integration am Beispiel der Kundenakte mit Anbindung an SAP ERP funktioniert
>> Lesen Sie unseren Whitepaper ECM und ERP – eine sinnvolle Verbindung

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