ECM-Webcasts: Preview zum Webcast „ERP reloaded“

ECM-Webcasts: Preview zum Webcast „ERP reloaded“

Daten und Informationen entfalten ihren vollen Nutzen erst, wenn sie problemlos mit anderen Anwendungen ausgetauscht werden können. Was das im Fall der Integration von ECM und ERP heißt, zeigt der ECM-Webcast „ERP reloaded“. Moderator Jörg Schmidt gibt im Interview erste Einblicke in das, was die Zuschauer erwartet.

Jörg Schmidt (Bild: OPTIMAL SYSTEMS)

Jörg Schmidt
(Bild: OPTIMAL SYSTEMS)

Jörg, es gibt ja viele ERP-Systeme. Steht in Deinem Webcast ein bestimmtes im Vordergrund?

Wir – also ich und Andreas Kalz (Stellvertretender Vertriebsleiter, Anm. der Red.) – stellen im Webcast die Verbindung zwischen dem ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS und SAP ERP genauer vor am Beispiel der Lösung SAP-Kundenakte. SAP ERP kennen und nutzen sehr viele Anwender in ihrer täglichen Arbeit.

Welchen Mehrwert bringt die Anbindung an einem ECM-System?

Wer in SAP einen Gesamtüberblick über bestimmte Prozesse bekommen möchte, muss teilweise über viele Transaktionen recherchieren. Hinzu kommt, dass Dokumente teilweise nicht zum Beleg archiviert werden und somit nicht zur Verfügung stehen. Buchungsdokumente können zwar abgelegt werden, es ist aber nicht gewollt, das beispielsweise jeglicher Schriftverkehr mit einem Kunden auch in SAP hinterlegt ist. Das ECM bietet hier eine konzentrierte Akte, an die ich jegliche relevanten Dokumente anhängen kann.

Wie funktioniert das in etwa am Beispiel der Kundenakte?

Die Daten aus SAP werden an das ECM übergeben, dort in der SAP-Kundenakte hinterlegt und übersichtlich im Kontext der Akte dargestellt. Man muss die gewünschten Daten also nicht extra über mehrere Transaktionen suchen. Günstigerweise kann ich direkt von SAP aus in meine Akte im ECM springen. Ein großer Vorteil des ECM-Systems ist die revisionssichere Archivierung der vorhandenen Dokumente. Das können auch ausgehende Belege aus SAP sein.

Welche Herausforderungen bestehen zwischen beiden Systemen?

SAP arbeitet salopp gesagt mit sich selber, ein ECM ebenso. Es ist also eine intelligente Schnittstelle gefordert, wenn Daten zwischen den Systemen sinnvoll ausgetauscht werden sollen. Mit der passenden Schnittstelle können Daten und Dokumente kontextbezogen dargestellt werden. Die Implementierung der Schnittstelle wird anhand der SAP-Kundenakte gezeigt, einem weitestgehend fertigen Template, welches wir zusammen mit unseren Kunden entwickelt haben.

Nach der Installation kann es quasi sofort in den Test gehen und genutzt werden. Es sind natürlich weitere Anpassungen an dieser Akte in späteren Schritten möglich, etwa Dokumente direkt im Kontext des ECM zu archivieren und deren Vorhandensein an das ERP zu melden, sodass sie auch dort recherchiert werden können.

Wer sollte sich den Webcast in jedem Fall anschauen?

Am besten alle Anwender von SAP ERP oder einem anderen ERP-System, die ihre Informationen zu Prozessen gerne kontextbezogen in übersichtlicherer Form präsentiert hätten, als es derzeit möglich ist. Die Zusammenführung in einer SAP-Kundenakte ist da ja nur ein Beispiel. Die Beschaffungs-, Lieferantenakte oder auch das Vertragsmanagement sind z. B. weitere Szenarien.

Danke für das Interview

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