IT-Projekt managen – Tipps für die Praxis

IT-Projekt managen – Tipps für die Praxis

Ein IT-Projekt erfolgreich zu managen, entscheidet sich bereits in den ersten Phasen. Dort werden die Weichen für den Erfolg gestellt – ohne genaue Planung kein  erfolgreiches Gelingen! Das passende Rezept dafür: ein eingespieltes Team, präzise definierte Ziele, gut informierte Anwender, eine Prise Flexibilität. Und ein gutes ECM-System.

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Schon der Projektstart ist entscheidend für den erfolgreichen Verlauf eines Projektes, eine gute Vorbereitung dafür daher essenziell. Da unterscheiden sich IT-Projekte nicht von anderen komplexen Vorhaben. Eine der wichtigsten Handlungen bei der Vorbereitungist die Festlegung der eigentlichen Projektziele und der daraus abgeleiteten Anforderungen. Dazu gehören sowohl quantitative Ziele, wie z. B. eine Kostenreduktion, als auch qualitative Ziele wie kürzere Prozessdurchlaufzeiten oder eine höhere Auskunftsfähigkeit, sowie strategische Ziele wie etwa ein besserer Kundenservice. Sind die Erwartungen allerdings zu hoch gesteckt oder die Anforderungen nicht hinreichend beschrieben, kann es zu Missverständnissen und damit Mehraufwand kommen, weil ständig nachgebessert werden muss.

IT-Projekt managen: Präzision ist gefordert

Die formulierten Ziele sollten möglichst präzise definiert, messbar und realistisch sein – zugleich fordernd, aber nicht demotivierend. Statt „Unser Rechnungseingangsprozess soll effizienter werden!“ sollte es also heißen: „Damit in Zukunft Skontofristen besser eingehalten werden, soll der Rechnungseingangsprozess eine Durchlaufzeit von nur fünf statt fünfzehn Tagen benötigen.“

Etappenziele eines IT-Projekts

Es ist hilfreich, das IT-Projekt in abgegrenzte, steuerbare Arbeitspakete und Teilprojekte zu gliedern und mit einem überschaubaren Pilotprojekt zu beginnen. Denn ein schneller Erfolg wirkt motivierend auf alle Beteiligten. Und mit jedem erfolgreich umgesetzten Teilprojekt sinkt die Hemmschwelle für den Einsatz einer neuen Software-Lösung.

Unbedingt sollte festgelegt werden, wer wann für welche Teilbereiche des Projekts verantwortlich ist. Fachliche Abhängigkeiten der einzelnen Schritte müssen geplant werden. Hilfreich ist hierbei eine grafische Darstellung der Projektstruktur. Aufwandschätzungen (Arbeitszeit, Kosten und Durchführungsdauer) für jedes Teilprojekt ergeben einen ersten Überblick über Termine, Kosten und benötigte Mitarbeiter, Räume und Technik.

Die Planung eines IT-Projekts ist bereits die halbe Miete.

Für den Erfolg eines Projektes müssen Planung, Steuerung und Abschluss optimal ineinandergreifen. (Bild: OPTIMAL SYSTEMS)

IT-Projekt managen: die Kommunikation

Ohne Kommunikation läuft – wie  bei allen zwischenmenschlichen Beziehungen – nichts. Auch nicht bei einem IT-Projekt. Die Kommunikation innerhalb des Projektteams ist aber nicht alleine entscheidend.  Wichtig ist ebenso, all diejenigen früh einzubeziehen, die von den Änderungen einer Softwareeinführung betroffen sind. Dazu gehören Endanwender sowie  Compliance-Manager, Datenschutzbeauftragte und ggf. auch der Betriebsrat. Alle Beteiligten bzw. Betroffenen sollten über den aktuellen Zeitplan ins Bild gesetzt werden. Dazu gehört neben einer offiziellen Ankündigung des Projektvorhabens die Mitarbeiterqualifizierung sowie die Begleitung des Projekts – z. B. mittels Jour fixe, in dem der aktuelle Status und alle wichtigen Angelegenheiten im Projekt besprochen werden.

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Steuerung eines IT-Projekts

Die Kunst der Projektsteuerung ist es, die Unternehmensziele mit dem Budget, den Projektbeteiligten, den funktionalen Anforderungen, der eingesetzten Technik und der zur Verfügung stehenden Zeit unter einen Hut zu bekommen. Eine ständige Aktualisierung des Projektplans hilft dabei, Abweichungen frühzeitig zu erkennen.

Durch geeignete Change-Request-Verfahren können Änderungsanforderungen aufgenommen werden. Sie werden in Bezug auf ihre Auswirkung auf Qualität, Termin oder Budget bewertet. Ein entsprechendes Aufgaben-, Risiko- und Änderungsmanagement sind wesentliche Werkzeuge, um Unvorhersehbarkeiten in Projekten frühzeitig zu erkennen und abzufangen. Über eine Aufgabenliste kann ein einheitliche Informationsstand geschaffen werden.

Nicht vergessen: Erledigtes abhaken – das motiviert! Eine Liste der identifizierten Risiken samt Bewertung hilft dabei, geeignete Maßnahmen einzuleiten, um den Risiken entgegenzuwirken.

IT-Projekt managen: Ende gut, alles gut

Alle Aufgabenlisten sind abgehakt, Projektabschlussbericht, technische Dokumentation, Systembeschreibung etc. sind erstellt und aktualisiert? Dann sollte die Abnahme der Projektergebnisse durch den Auftraggeber erfolgen! Eine Abnahme ist ein letzter Check, ob wirklich nichts vergessen wurde. Die Erfahrungen des Projektteams sollten am Ende zusammengetragen werden, um für die nächsten Projekte zu lernen.

Feiern nicht vergessen

Fristgerechter Abschluss: Check! Kostenrahmen eingehalten: Check! IT-Projekt gelungen: Double Check! Was fehlt noch? Feiern! Der erfolgreiche Projektabschluss sollte von allen, die zum Gelingen des Projekts beigetragen haben, entsprechen gewürdigt werden. So wird das eingespielte Team auch die nächsten Projekte gern in Angriff nehmen!

So helfen digitale Projektakten

Elektronische Akten sind bei umfangreichen Projekten unverzichtbare Helfer. Sie bieten einen besseren Überblick über Vorgänge und Informationen sowie die standortunabhängige Verfügbarkeit der Daten – und das sind nur einige der Vorteile. Erfahren Sie mehr darüber, wie ECM-Software und digitale Akten dabei helfen, IT-Projekte zu managen!

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