OPTIMAL SYSTEMS führt digitale Akten beim Dominikus-Ringeisen-Werk ein.

Effizient und sozial: Dominikus-Ringeisen-Werk führt digitale Akten ein

Die kirchliche Stiftung Dominikus-Ringeisen-Werk hat OPTIMAL SYSTEMS München mit der Einführung unserer ECM-Software beauftragt um die Verwaltungsprozesse effizienter erledigen zu können.

Die kirchliche Stiftung Dominikus-Ringeisen-Werk hat OPTIMAL SYSTEMS mit der Einführung der Enterprise Content Management-Software beauftragt. Die Münchner Tochtergesellschaft der OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe wird die Software stufenweise in der gesamten Organisation einführen.

Das karitative Sozialwirtschaftsunternehmen mit Hauptsitz in Ursberg beschäftigt 3.500 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und bietet in Bayern verschiedenste Dienstleistungsangebote für Menschen mit Behinderungen und Hilfebedarf. Um ihre Verwaltungsprozesse effizienter erledigen zu können, suchte das Dominikus-Ringeisen-Werk eine benutzerfreundliche, flexible, leistungsstarke und wirtschaftliche Software für Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflows.

Ziel des Projekts ist die revisionskonforme digitale Archivierung und die elektronische Lenkung von Dokumenten im Umfeld der Sozialwirtschaft. „Wir suchten nach einer Lösung, die unseren Mitarbeitern in allen verschiedenen Fachbereichen der Organisation ermöglicht, Dokumente leichter zu verwalten und zu nutzen“, Elmar Müller, Leiter Referat Informationstechnologie und Prozessmanagement (GPM), Dominikus-Ringeisen-Werk. OPTIMAL SYSTEMS erhielt den Auftrag, seine ECM-Software einzuführen, unter anderem wegen der flexiblen und detaillierten Steuerungsmöglichkeiten der Software. Das ECM-System unterstützt den Anwender während der Dokumentenbearbeitung bei der Erfassung, Recherche, Verwaltung, Verteilung, Prüfung, Freigabe und Ablage von Dokumenten gemäß den geforderten Prozessvorgaben der Stiftung. Die Anwenderfreundlichkeit war dabei ausschlaggebend – Elmar Müller: „Die Software von OPTIMAL SYSTEMS bietet unseren Mitarbeitern einen vertrauten Eindruck, die übersichtliche und benutzerorientierte Softwareoberfläche macht das Arbeiten angenehm einfach“.

Die ECM-Software wird zunächst im Bereich Finanzwesen für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und die Belegarchivierung eingeführt. In weiteren Projektabschnitten werden verschiedene digitale Akten eingeführt, wie etwa die Personalakte oder die Klientenakte. Das ECM wird auch für das Vertragswesen verwendet. Das Dominikus-Ringeisen-Werk legt besonderen Wert auf eine tiefe Integration mit den in der Organisation führenden Fachsoftwaresystemen (Connext Vivendi®, GETECO Contura (ehem. TDS /GOD), und TDS Personal) sowie die Anbindung an Microsoft Exchange Server (E-Mails) und die Microsoft Standard-Office-Produkte. In weiteren Ausbaustufen werden weitere Prozesse aus allen administrativen Fachabteilungen der Stiftung mithilfe des digitalen Dokumentenmanagements abgebildet.

Über das Dominikus-Ringeisen-Werk:
Das Dominikus-Ringeisen-Werk ist ein karitatives Sozialwirtschaftsunternehmen, welches seit 1996 als kirchliche Stiftung des öffentlichen Rechts mit Sitz in Ursberg geführt wird. Die Gründung der Organisation geht auf das Jahr 1884 zurück. Hauptanliegen der Stiftung ist die Assistenz für Menschen mit Unterstützungs- und Hilfebedarf sowie die Gestaltung von Lebensräumen für Menschen mit Behinderungen. Das Dominikus-Ringeisen-Werk bietet in Bayern verschiedenste Dienstleistungsangebote für ca. 4.000 Menschen an und beschäftigt etwa 3.500 Mitarbeiter.

Für die Begleitung von Menschen mit Behinderungen ist das Dominikus-Ringeisen-Werk auch auf finanzielles Engagement freiwilliger Spender angewiesen. Hier können Sie sich über die unterschiedlichen Verwendungszwecke für Ihre Spende informieren.