Informationsfluss verbessern: wer flexibel suchen kann, findet Firmenwissen schneller

Informationsfluss verbessern: wer flexibel suchen kann, findet Firmenwissen schneller

Wer den Wald vor lauter Bäumen nicht sieht, ist geneigt, im Trial-and-Error-Modus seinen Pfad zu finden. So oder ähnlich muss es vielen Mitarbeitern gehen, wenn sie versuchen, in der Informationsflut ihres Unternehmens eine spezifische Information bzw. ein Dokument zu finden. Dabei stößt das immer noch oft eingesetzte gewohnte Filesystem schnell an seine Grenzen. Ein Enterprise Content Management-System bietet als Informationsdrehscheibe dagegen ganz andere, flexiblere Möglichkeiten der Recherche. Unser Beitrag sagt Ihnen, wie Sie den Informationsfluss verbessern können.

Firmeninformationen flexibel suchen und schneller finden

Das gängige hierarchische Dateisystem auf einem Computer bietet zwar eine einfache Möglichkeit, Informationen als Daten abzulegen. Solange ich als Anwender die Struktur und Pfade der Ablage kenne, ist das Finden eines Dokuments auch meist kein Problem. Wenn nicht, schon. Zudem erschweren oft unterschiedliche Dateibezeichnungen und ein träges Suchsystem die Recherche. Effizient suchen geht anders.

Millionen Treffer. Aber keiner mit Klasse.

Wäre eine schnelle Suche à la Google im Filesystem die Lösung? Nicht unbedingt! Denn was nutzen Millionen Treffer in Millisekunden, wenn man die Treffer erst öffnen muss, um einschätzen zu können, ob man die richtige Information gefunden hat. Intelligent suchen geht anders.

Volltextrecherche über Google

Googles Suche ist unglaublich schnell. Aber das heißt noch nicht, dass die Ergebnisse auch die sind, die man braucht. Den Informationsfluss verbessern geht noch besser!

ECM-Recherche: Effizient. Intelligent. Flexibel.

Ein effizientes Informationsmanagement im Unternehmen benötigt intelligente Recherchemöglichkeiten, die den Anwender flexibel in seiner Arbeit unterstützen. Die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS bietet eine Vielfalt an Recherchefunktionen und -erweiterungen – über die Ablagestruktur, Indexdaten, Volltext oder auch Contentmining. Nicht suchen, sondern finden steht dabei im Vordergrund!

Entscheidend bei der Recherche sind die Möglichkeiten und Effizienz der Suche sowie die Qualität der Treffer. Das „normale“, einfache Suchen in der ECM-Suite über mehrere Objekttypen oder Hierarchieebenen ist daher nur die Basis bzw. ein wichtiger Aspekt der Recherchemöglichkeiten. Die Bereitstellung komplexer und spezieller Anfragemethoden, deren Speicherung und Weiterleitung, die Übersichtlichkeit und Filterung bei den Trefferergebnissen, eine leistungsstarke Suchengine, Usabilityaspekte u. v. m. sind ebenso von entscheidender Bedeutung – und Aushängeschilder des ECM-Systems von OPTIMAL SYSTEMS. Informationsfluss verbessern – so geht’s.

Informationsfluss verbessern: ECM-Search and -Enjoy

Folgend einige der Recherchefunktionen und -erweiterungen (Auszug) und des Enterprise Content Management-Systems im Überblick:

Recherche über Indexdaten

  • Verschiedene Anfragemöglichkeiten: z. B. über Indexdatenfelder, Objektypen, Objekt-Basisparameter
  • Kombinierte Suchanfragen – mehrere Suchkriterien miteinander verbinden/kombinieren
  • Suche in Indexdaten von früheren Versionen – also im historisierten Datenbestand
  • Formulierung komplexer und hochpräziser Abfragen über spezifische Anfragemasken
  • Abfragen können für eine spätere Wiederverwendung gespeichert werden

Expertenmodus

  • einfache oder komplexe Datenabfragen mit Hilfe von Booleschen Operatoren

Volltextrecherche

  • Leistungsstarke Recherche sowohl über die Indexdaten als auch die Inhalte von Dokumenten
  • Kennzeichnung der Treffergüte in den Trefferlisten
  • „Unscharfe“ Suchmethoden zur Erkennung von fehlerhaften Zeichenfolgen
  • Semantisch-assoziative Suche und Erweiterung der Suchbegriffe mit Hilfe eines semantischen Netzes (Anzeige verwandter bzw. korrespondierender Begriffe im Suchergebnis)
  • Phonetische Suche – anders geschriebene Suchbegriffe und alternative Schreibweisen
  • Contentmining – Treffergüte, Vergleich von Begriffen in mehreren Dokumenten etc.

Recherche über Outlook

  • Suche nach abgelegten E-Mails im ECM-System-Archivbestand, ohne dass ein ECM-CLIENT oder -WebCLIENT geöffnet bzw. installiert sein muss
  • Darstellung und Öffnen der gefundenen Treffer direkt in Outlook
  • und vieles mehr

Erweiterte Anfragen

  • Zugriff mittels SQL-Syntax direkt auf die Daten auf der Datenbank, z. B. für statistische Auswertungen

Informationsfluss verbessern: vertraute Umgebung, gewohnte Arbeit

Flexibilität bei der Recherche heißt aber auch, dem Anwender die Wahl zu lassen, wo er suchen will. Sprich, wer auf das gewohnte Ablagesystem nicht verzichten will, muss es auch nicht! OPTIMAL SYSTEMS bietet eine Dateisystemerweiterung an, die als Laufwerk in das Filesystem von Windows integriert und in den Windows-Dateimanagern genutzt werden kann. Innerhalb des Windows-Dateisystems unterstützt die Lösung die üblichen Funktionen der ECM-Suite zum Suchen, Erstellen und Bearbeiten von Dateien. Dateien können dabei z. B. einfach per Drag-and-Drop oder über das Kontextmenü in die Ordnerstruktur eingefügt werden.

Informationsfluss verbessern: die Kunden-Praxis

Wie die Informationsverwaltung und Informatiossuche in der Praxis funktioniert, können Sie unter anderem in unserem Referenzbereich lesen.

>> Zu den OPTIMAL SYSTEMS-Referenzen

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