Die Alleskönner im DMS: Digitales Projektmanagement mit E-Akten

Die Alleskönner im DMS: Digitales Projektmanagement mit E-Akten

Viele Unternehmen sind mit einer ständig steigenden Zahl an Dokumenten „konfrontiert, die sie beherrschen, bearbeiten, verwalten und unveränderbar verfügbar halten müssen.“ Der 86 Seiten umfassende Leitfaden „Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)“ des Branchenverbandes VDMA soll Fach- und Führungskräfte dabei unterstützen, die richtige Auswahl und Vorgehensweise bei der Auswahl, Einführung und Nutzung eines DMS zu treffen. Wir haben zusammengefasst, was die elektr. Akte für digitales Projektmanagement leisten kann.

Projektmanagement leicht gemacht mit E-Akten, gerne auch als mobile Version

Vom Dokument zum digitalem Projektmanagement

Die Autoren verstehen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als Plattform, mit dem heutzutage alle elektronischen Dokument- bzw. Dateiformate verwaltet werden können – von Office-Dokumenten bis CAD-Zeichnungen. Die Herausforderung bestehe darin, individuell die passende Aktenstruktur für die jeweilige Aktenart zu ermöglichen. Digitale Projektakten sind dabei ein wesentlicher Schlüssel im Dokumentenmanagement. Die E-Akten für das digitale Projektmanagement verwalten – wie alle anderen elektronischen Akten auch – unterschiedlichste Informationsarten im Kontext, sie unterstützen auch Geschäftsprozesse durch Funktionen wie elektronische Workflows oder Wiedervorlage.

Projektakten sind aber keine Einzelkämpfer. Sie teilen sich bei Bedarf digitale Informationen mit elektronischen Kundenakten, Lieferantenakten, Vertragsakten und Co. Das sorgt für eine höhere Übersichtlichkeit in Geschäftsvorgängen, eine verbesserte Auskunftsfähigkeit von Mitarbeiten und eine höhere Produktivität der IT-Infrastruktur.

Einsatzgebiete für digitales Projektmanagement

So unterschiedlich die Anforderungen, so unterschiedlich auch die Einsatzgebiete elektronischer Akten. Für das Projektmanagement ist eine spezielle Akte konzipiert worden, die verschiedene Einsatzgebiete abdeckt. Je nach Unternehmen und Anwendungszweck beispieslweise im Falle des Maschinen- und -Anlagenbaus auf Dokumente

  • im Projektmanagement sowie bei Kunden- und Maschinenakten
  • bei Wartung und Service
  • in der Einzelfertigung

Anwendung der E-Akte für digitales Projektmanagement

Was das in der Praxis heißt, zeigt der Leitfaden an Firmenbeispielen. In anschaulicher Form werden Vorgehensweise, Wirtschaftlichkeit und Motivation bei der Einführung eines DMS dargelegt. Der Leser gewinnt schnell einen Überblick über die wesentlichen Kernpunkte und Aspekte. So waren beispielsweise bei der Firma Hauni die „Beschleunigung der Arbeitsprozesse durch schnelleres Suchen und Finden“, „Prozessverbesserungen“ und die „Erfüllung gesetzlicher Vorgaben“ wesentliche wirtschaftliche Aspekte bei der Einführung.

Übersichtlicht, kompakt, erfrischend

Auch wenn sich der Leitfaden speziell an Unternehmen des Maschinen- und -Anlagenbaus wendet, bringt er mit Übersichtlichkeit und Praxisnähe frischen Wind unter die DMS-Ratgeber. Dabei steht die konkrete Umsetzung im Unternehmeralltag klar vor abstrakten Ratschlägen. Die Folge: nützliche und praktikable Informationen für die (Um-)Orientierung im eigenen Unternehmen.

»Whitepaper: Projekte effizient managemen – über das erfolgreiche Umsetzen von Projekten mit digitalen Akten

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