Modellieren von Workflows in der Praxis: Nachlese der Vorlesung „Workflow-Management“

Modellieren von Workflows in der Praxis: Nachlese der Vorlesung „Workflow-Management“

Geschäftsprozessmanagement ist seit Jahren ein wichtiges Thema der Wirtschaftsinformatik, so auch im gleichnamigen Institut an der Universität Leipzig, geführt von Pro. Dr. Rainer Alt. Im Bachelor-Studiengang wird daher auch das Modellieren von Workflows in der Praxis gelehrt. Inzwischen zum vierten Mal angeleitet durch Dr. Martin Bartonitz, der dieses Jahr (2013) Business Process Management anhand der ECM-Software von OPTIMAL SYTEMS erläutert.

Aufmerksam wurde Prof. Alt auf mich durch meine Artikelserie zu den Standards im Geschäftsprozessmanagement im BPM-Netzwerk (jetzt Camunda, Anm. d. Red.). Vor fünf Jahren fragte er mich, ob ich über die Trends in der Standardisierung als auch zur Workflow-Modellierung im Rahmen seiner Vorlesung sprechen möchte. Und so war ich letzten Montag inzwischen zum vierten Mal in Leipzig mit dabei.

Modellieren von Workflows: Wie muss ich mir das Arbeiten im Workflow vorstellen? Prozesse aus Anwendersicht

Die Studenten hatten zuvor gelernt, wie Geschäftsprozesse mit dem ARIS Toolset detailliert via ereignisgesteuerten Prozessketten dokumentiert werden. So konnte ich gut daran anschließen und erklären, welche technischen Informationen zu konfigurieren sind, damit die Anwender an einem Prozess teilnehmen können. Sprich: wie das Modellieren von Workflows in der Praxis funktioniert.

Zuvor zeigte ich ihnen die Anwendersicht anhand des Freigabeprozesses einer Eingangsrechnung – nicht zuletzt wird die Rechnungsprüfung am häufigsten bei unseren Kunden als Prozess digital abgebildet. Aus dem Eingangskorb mit den Arbeitsaufträgen öffnete ich dazu in der Rolle eines Mitarbeiters der Buchhaltung den Arbeitsschritt „Buchung erfassen“ und ergänzte die beim Scannen erfassten Indexwerte, Erklärungen zu den Bedienelementen der Oberfläche inklusive.

Workflow: Erster Bearbeitungsschritt

Modellieren von Workflows: erster Bearbeitungsschritt

Nach der Weiterleitung zum Einkaufsleiter schauten wir uns vor der weiteren Bearbeitung und Freigabe den Status und die Historie der Workflow-Instanz an:

Ansicht eines laufendes Prozesses im ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS

Ansicht eines laufendes Prozesses im ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS

Modellieren von Workflows: Was ist in meinem Laden los?

Ebenso warfen wir noch einen Blick auf die Möglichkeiten der Prozessauswertungen durch einen Linienmanager. So kann sich dieser ein Bild über die aktuelle mittlere Durchlaufzeit machen und erkennen, wo die größte Arbeitslast aktuell aufläuft.

Der Statistikreport zeigt z. B. die Laufzeiten

Workflowauswertung: Der Statistikreport zeigt z. B. die Laufzeiten eines Workflows an.

Modellieren von Workflows: Was muss ich als Administrator konfigurieren?

Nach der Freigabe schlossen wir die Besprechung der Anwendersicht ab und wechselten zur Administratorsicht. Zuerst kümmerten wir uns um die Erstellung der Benutzeroberfläche, der Indexierungsmaske für die Buchhaltung:

Screenshot: Workflow in der Administratorsicht

Workflows modellieren in der Administratorsicht: Indexdaten einrichten

Danach zeigte ich noch die Möglichkeiten der Programmierung und Verknüpfung der Scripte mit den entsprechenden Events in den Masken. Abschließend referenzierten wir dann noch die einzelnen Masken mit den Arbeitsschritten, in denen sie genutzt werden sollen.

Screenshot: Workflow Admin-Ansicht Arbeittschritte

Workflows in der Adminstrator-Ansicht: Arbeitsschritte

Und am Ende noch die Benutzer ins Spiel bringen …

Als nächstes sprachen wir noch über die Benutzerverwaltung und der möglichen Synchronisation mit Directory-Services wie der von Microsofts AD. Nach der Zuordnung der Benutzerrollen zu der entsprechenden Aufgabe ging es zuletzt noch um das logische Verzweigen in den grafischen Arbeitsketten, sprich, wie mit XOR, OR und AND sowie Schleifen umgegangen wird.

Und damit waren wir auch schon am Ende und der Zusammenfassung, was gelernt wurde:

Workflow-Management kurz erklärt

Workflow Management kompaket: Was fließt … wozu … nach welchen Regeln … zu wem? (Quelle: Martin Bartonitz)

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