PRODUCTION & IT: Nachlese des IT-Forum West in Linz

PRODUCTION & IT: Nachlese des IT-Forum West in Linz

Der Veranstalter LSZ Consulting hatte mich dazu eingeladen, am 28.11.2013 auf dem IT-Forum PRODUCTION & IT in Linz den Leitfaden „Einführung eines Dokumentenmanagementsystems“ des VDMA als einer der Co-Autoren vorzustellen.

Dass sich in dem inspirierenden und passenden Veranstaltungsort Ars Electronica Center Vertreter des Ingenieurwesens zum Erfahrungsaustausch einfanden, war unschwer zu erkennen: Es waren nur 3 Damen unter den ca. 40 Anwesenden mit dabei. Und: Es trugen nur 50 % Krawatten, darunter auch 3 mit Pullover – in meinem Studium der Physik waren die Verhältnisse ähnlich, inklusive Sandalen mit lila Socken 😉 .

Konferenzraum mit Ausstellungsstände im Hintergrund

Konferenzraum mit Ausstellungsständen im Hintergrund und der Gastgeberin im Vordergrund

Der ECM-Roundtable

In dem schon vor meinem Vortrag stattfindenden ECM-Roundtable zeigte sich, dass der überwiegende Teil der Interessierten bisher noch wenig Kontakt mit dem Thema Enterprise Content Management oder digitales Dokumentenmanagement hatte. Es gibt hier also weiterhin reichlich Potential für uns als Hersteller. Und für die folgenden Informationen des Leitfadens gibt es entsprechend viele Abnehmer:

  • über aktuelle Trends bzgl. Dokumentenmanagement in den mittelständischen Unternehmen
  • vom wirtschaftlichen Nutzen bis zu den Einführungskosten und Einsparungspotentialen
  • über aktuelle Herausforderungen der zunehmenden Datenmengen und Regularien (Compliance, besonders Revisionssicherheit)
  • den zusätzlichen Potentialen durch effizientere Workflows inkl. Beispiele
  • den Schritten bei der Einführung inkl. der Betrachtung von Stolpersteinen
  • bis hin zu Themen wie Mobilität und Cloud.

Im angesprochenen Roundtable, den Moderator Christian Pröll (Geschäftsführer der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Österreich) mit den Vortrag Die Bedeutung digitaler Produktakten anhand eines Referenzprojekts in der Produktion passend angefüttert hatte, sind typische Prozesse wie etwa die Eingangsrechnungsbearbeitung besprochen worden. Als weiterer Empfehlungshinweis kam, dass derjenige im Vorteil ist, welcher vorher für den Einkaufsprozess gesorgt hat: In diesem Fall können die Rechnungsdaten viel einfacher gegen die Einkaufsdaten abgeglichen werden. Im optimalen Fall sogar automatisch inkl. Dunkelbuchung.

ECM-Roundtable mit Chrstian Pröll als Moderator in Aktion

ECM-Roundtable mit Christian Pröll als Moderator in Aktion

Weitere Bilder der Veranstaltung gibt es auf der LSZ-Facebook-Seite

Ein weiteres Thema war die rechtliche Situation bei der E-Mail-Archivierung. Hier gaben wir die Empfehlung, besser die private E-Mail-Nutzung nicht zu erlauben, besonders wenn sämtliche E-Mails archiviert werden sollen. Und: bitte unbedingt den Betriebsrat frühzeitig mit ins Boot holen!

User entscheiden über den Wert von Informationen

In der abschließenden kurzen Diskussion wurde u. a. angerissen, welche Daten bei der großen Datenflut wirklich so relevant sind, dass sie aufgehoben werden sollten. Zumal am Morgen schon Big Data ein Thema war. Sicher wird das nur ein geringerer Teil der vor kurzem überschrittenen Menge von 1,8 Zettabyte weltweit sein, die auch den Weg in ein Dokumentenmanagementsystem finden. Ein sicheres Gespür dafür, was wirklich aufhebenswert ist, hat noch immer der Wissensarbeiter. Dieser Mitarbeiter legt ja auch heute das Papierdokument bei Bedarf in die passende Akte ab. Vorteil beim Einsatz eines Dokumentenmanagementsytems: Alle Verantwortlichen können sich mit einem schnellen Blick in die Akte über den Sachstand informieren, eben auch bereichs- und standortübergreifend.

Herr Gröpper, unser VDMA-Leiter des Arbeitskreises zur Erstellung des Leitfadens, gab mir noch die folgende Botschaft an die Teilnehmer mit:

Fangt dort an, wo der Schmerz am größten ist. Denn dort gibt es dann auch die notwendigen Unterstützer für das Projekt. Und läuft das erste gut, werden weitere Anwender den Faden gerne aufnehmen.

Zum Schluss noch eine Empfehlung für Besucher von Linz. Die Ars Electronica Center ist nach eigenen Worten:

… die bauliche Umsetzung dessen, was die Ars Electronica verkörpert: ein Ort, an dem man entdecken und forschen kann, experimentieren und erkunden; ein Ort, der sich die Welt von Morgen als Bühne ausgesucht hat und Einflüsse aus vielen verschiedenen Denk- und Betrachtungsweisen bündelt und präsentiert. Man kann das Center auf eigene Faust erkunden oder sich in die Hände von fachkundigen Infotrainerinnen und Infotrainern begeben.

Nach dem Mittagessen hatten wir Gelegenheit, die Installation Deep Space zu erleben. In diesem großen Raum gab es eine riesige 3D-Projektion. Gezeigt wurde uns u. a. die Erde im Kontext unseres Sonnensystems und der Milchstraße und zum Schluss die Kitzbüheler Schussabfahrt. Mit Nachhall, der noch bis zu meinem Vortrag andauerte. Hier noch ein kurzer Film dazu:

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