Ein Alibi im Aktenschrank Teil 2: Verfahrensdokumentation für digitale Archivierung

Ein Alibi im Aktenschrank Teil 2: Verfahrensdokumentation für digitale Archivierung

Verfahrensdokumentation für digitale Archivierung

Wer die zahlreichen gesetzlichen Vorgaben für eine revisionssichere digitale Archivierung erfüllen will, muss die dafür relevanten Prozesse bzw. Verfahren ausreichend und vollständig dokumentieren (siehe Ein Alibi im Aktenschrank Teil 1). Wie eine solche Verfahrensdumentation für digitale Archivierung erstellt und aktualisiert wird, liegt in der Verantwortung des Betreibers des Archivsystems. Es zählt einzig und allein, dass Belege und Unterlagen über die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit sicher gespeichert und in angemessener Zeit reproduziert werden können – und dass organisatorische und technische Prozesse nachvollziehbar bleiben.

Die wichtigsten Inhalte

Inhaltliche Vorgaben einer Verfahrensdokumentation für digitale Archivierung gibt es seitens des Gesetzgebers nicht – weder für das Verfahren, die Formate, die IT-Systeme oder den Umfang und den Aufbau. Beschrieben werden sollten in der Dokumentation die technische Umsetzung als auch deren konkrete Anwendung und Einbindung in die Unternehmensprozesse:

  • die Entstehung oder die Erfassung der Belege
  • die Indizierung, Speicherung und Recherche
  • das eindeutige Wiederfinden
  • die Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und Veränderung
  • die Reproduktion der archivierten Informationen

Parallel statt nacheinander

Erfahrungsgemäß läuft es in der Praxis so: erst das Dokumentenmanagementprojekt, danach die Verfahrensdokumentation. Ideal geht anders. Denn notwendige Inhalte müssen so erst mühsam zusammengetragen und ggf. sogar Systemkomponenten und Funktionen nachimplementiert werden. Weitaus empfehlenswerter: die Dokumentation parallel zur Einführung der betreffenden IT-Systeme zu erstellen. In einer Form, die nachträgliche Änderungen und Ergänzungen auf einfache Art und Weise zulässt.

So gelingt die Gliederung

Eine gute Basis für die Verfahrensdokumentation ist der Gliederungsvorschlag des Arbeitskreises „Regelwerk Verfahrensdokumentation“ des TÜViT und des VOI e.V. Folgende Punkte sollten berücksichtigt werden:

1. Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes, des organisatorischen Rahmens und der Zuständigkeiten im Unternehmen.

2. Beschreibung der sachlogischen Lösung aus Sicht der Anwenderunternehmen. Beschreibung der Prozesse und Entscheidungen aus fachlicher Sicht.

3. Beschreibung der programmtechnischen Lösung: Wie ist das System implementiert?

4. IT-Sicherheit: Beschreibung der Sicherheitsmechanismen hinsichtlich Datensicherheit und -integrität sowie Datenschutz.

5. Beschreibung technischer Betriebsvoraussetzungen und -bedingungen.

6. Beschreibung der Prozesse im Unternehmen.

7. Beschreibung der Arbeitsanweisungen für die Anwender des Systems sowie der Qualifikationsmaßnahmen, Verantwortlichkeiten etc.

8. Tests und Abnahmen.

9. Beschreibung der durchzuführenden Wartungsmaßnahmen.

Revisionssicherheit als Checkliste

Revisionssicherheit betrifft natürlich nicht nur das digitale Archiv selbst, sondern das gesamte Aufbewahrungsverfahren. Die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens in Form einer Verfahrensdokumentation ist dabei nur ein Teil. Die Unveränderlichkeit der Daten sowie die richtige, vollständige und zeitgerechte Erfassung spielen ebenfalls eine zentrale Rolle.

Checkliste: Wie GoBD-konform ist Ihre Dokumentation?

 

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Welche Kriterien für die revisionssichere elektronische Archivierung von Dokumenten erfüllt werden und in der Dokumentation belegt werden müssen, haben wir für Sie in einer Checkliste zusammengefasst.

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