Simulationsstudie Ersetzendes Scannen Teil 1 – Worum ging es?

Simulationsstudie Ersetzendes Scannen Teil 1 – Worum ging es?

Das Thema der gelebten Praxis, gescannte steuerrelevante Dokumente als Beweis vor Gericht vorzulegen, hatte schon Dr. Olaf Holst im Blogbeitrag Beweiskraft eingescannter Rechnungen auf dem Prüfstand aufgegriffen. Da sich scheinbar viele KMU nicht trauen, ersetzend zu Scannen, sollte eine Simulationsstudie nochmals genauer auf die Beweiskraft gescannter Dokumente schauen, speziell mit Blick auf die TR-ResiScan des BSI. Nach Schätzungen des Statistischen Bundesamtes wären Einsparungen in Höhe von 3,2 Milliarden jährlich möglich.

Ich wurde vor wenigen Wochen (Mitte 2013, Anm. der Red.) seitens des Mitausrichters DATEV gefragt, ob ich als Kenner der Signaturszenarien Interesse hätte, in der Rolle des Sachverständigen an der Gerichtssimulation teilzunehmen. Und klar, hatte ich sofort spontan zugesagt. Wann bekommt man schon einmal Gelegenheit zu einem so seltenen Verfahren direkt mit der Hand am Puls dabei zu sein? Ich möchte meine Eindrücke nun mit Euch teilen.

Hinweisschild zur Simulationsstudie vor dem Haus der DATEV in Nürnberg (Foto: Martin Bartonitz)

Hinweisschild zur Simulationsstudie vor dem Haus der DATEV in Nürnberg (Foto: Dr. Martin Bartonitz)

Bevor ich das Verfahren der Simulation sowie meine Eindrücke beschreibe, noch ein paar Worte zum ersetzenden Scannen, der TR-ResiScan und zu den beiden Ausrichtern – DATEV und dem Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel.

Ersetzendes Scannen

Mit ersetzendem Scannen ist gemeint, dass nach dem Scannen von aufzubewahrenden Papierbelegen diese anschließend vernichtet werden, so dass nur noch eine elektronische Kopie des Originals vorhanden ist.

TR-ResiScan

Das Akronym TR-ResiScan steht für Technische Richtlinie – Rechtssicheres Scannen. Es bezeichnet ein Dokument, das vom Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstechnologie, kurz BSI, im Zusammenspiel mit Behörden als auch Herstellern entwickelt wurde. Darin wird beschrieben, wie die Technik und die Organisation gestaltet sein sollten, damit die gescannten Dokumente eine hohe Beweiskraft besitzen, also vor Gericht nicht abgewiesen werden können (kleine Anmerkung: Es gibt keine Rechtssicherheit, denn noch immer entscheidet der Richter und eine Partei wird mit Sicherheit verlieren, so es keinen Vergleich gibt).

Zur TR-ResiScan soll es laut Frau Dr. Astrid Schumacher, zuständige Referatsleiterin des BSI, inzwischen auch ein Zertifizierungsverfahren für Produkte geben. Ein erstes soll diesen Prozess auch schon durchaufen sein, jedoch nicht das der DATEV.

DATEV

Die DATEV ist einer der größeren genossenschaftlichen Arbeitgeber Deutschlands, und eines der führenden IT-Unternehmen in Europa. Über 6.000 Mitarbeiter kümmern sich um Software, die bei über 40.000 Mitgliedern zum Einsatz kommt, um über 10 Millionen Kleinunternehmer „steuerlich“ unter die Arme zu greifen. Die DATEV war aktiv an der Erstellung der TR-ResiScan beteiligt. Und da gerade die KMUs auch ihre Dokumente mit der DATEV-Software ersetzend aufbewahren könnten, liegt die Motivation zur Unterstützung der Simulationsstudie nicht fern.

Institut für Wirtschaftsrecht – Universität Kassel

Prof. Dr. Alexander Roßnagel, Direktor des Forschungszentrums füŸr Informationstechnik-Gestaltung, ist der ECM-Gemeinde spätestens seit seiner ersten Simulationsstudie im Kontext der Aufbewahrung signierter Dokumente über lange Zeiträume bekannt. Das resultierende DokumentBeweiskräftige elektronische Archivierung - Bieten elektronische Signaturen Rechtssicherheit?: Ergebnisse des Forschungsprojekts hatte ich im Zuge meiner damaligen Aufgaben schon 2006 auf meinen Tisch liegen. Die von Dr. Roßnagel durchgeführten Simulationsstudien sollen allen Beteiligten, seien es Unternehmer, Richter, Anwälte, Gesetzgeber oder Vertreter von Ministerien, mehr Sicherheit im Umgang mit vorhandenen Rechten sowie Verfahren geben.

Die Ausrichter und Richter (Pressefoto: Kurt Fuchs / DATEV eG)

Die Ausrichter und Richter (v.l.n.r.): Michael Seyd, DATEV eG; Karl-Heinz Volesky, Vizepräsident des Amtsgerichts Dortmund; Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg; Prof. Dr. Alexander Roßnagel, Direktor des Forschungszentrums für Informationstechnik-Gestaltung an der Universität Kassel(Pressefoto: Kurt Fuchs / DATEV eG)

Und da ich schon längst wieder die empfohlene Länge eines optimalen Blog-Artikels geknackt habe, muss ich nochmals um einen Klick bitten zur Fortsetzung:

Zu Teil 2: Wie wurde simuliert?

Zu Teil 3: Das Fazit

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