Beweiskraft eingescannter Rechnungen auf dem Prüfstand?

Beweiskraft eingescannter Rechnungen auf dem Prüfstand?

Von Dr. Olaf Horst

Erschrocken? Kein Grund zur Sorge! Auch wenn in den letzten Wochen des Jahres 2013 Medien vermehrt diesbezügliche Meldungen herausbrachten, galt und gilt die Beweiskraft gescannter Rechnungen bzw. steuerlicher Belege beim Finanzamt weiterhin. Darauf weist der Kompetenzbereich ECM des BITKOM in einer Stellungnahme ausdrücklich hin.

Beweiskraft hat sich nicht geändert

Hinter Headlines wie „Streitfall“ oder „Rechtsstreit“ steckten nur Behauptungen, so der Kompetenzbereich ECM des Bitkom. Er stellt dazu klar, „dass im Bereich der steuerrelevanten Unterlagen das Ersetzen der Papieroriginale durch gescannte elektronische Dokumente mit wenigen im Gesetz ausdrücklich genannten Ausnahmen vom Gesetzgeber gestattet, von der Finanzverwaltung anerkannt und in der Praxis weit verbreitet ist. Die dabei einzuhaltenden Regeln sind klar definiert. Unsicherheiten bezüglich des Beweiswerts solcher Dokumente gibt es im Finanzverwaltungsverfahren nicht und hat es auch in der Vergangenheit nicht gegeben.“

Über 20 Jahre gelebte Praxis
Das Finanzamt erkennt seit inzw. über 20 Jahren gescannte Verträge und Dokument an, solange

•    das Scannen und die Aufbewahrung ordnungsgemäß durchgeführt wurden
•    Papieroriginal und elektronisches Abbild bildlich übereinstimmen
•    das elektronische Dokument jederzeit verfügbar und lesbar ist
•    sowie während der gesamten Zeit die Unveränderbarkeit des gescannten Dokuments sichergestellt ist

Update: Die Aufbewahrung der für das Finanzamt relevanten Unterlagen ist geregelt in „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD (siehe dazu GoBD erklärt Teil 1) und in den Grundsätzen der Abgabenordnung. In der Praxis stellen die dafür notwendigen Anforderungen schon seit Jahren kein Problem mehr dar – dank entsprechender Enterprise Content Management-Lösungen und Speichersystemen,  die eine standardmäßige Umsetzung ermöglichen.

Elektronische Dokumente mit hoher Beweiskraft
Im Rahmen eines Gerichtsverfahrens können Dokumente zum Beweis eigener Behauptungen als Beweis durch Augenschein oder als Beweis durch Urkunden eingebracht werden. „Elektronische Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gelten als Urkunden und haben damit eine hohe Beweiskraft (vgl. §371 ZPO und §416 ZPO).“

Es sei nach dem Kompetenzbereich ECM des Btikom kein Fall bekannt, bei dem sich die Vorlage eines archivierten Dokumentes (wie z. B. digitalisierte Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften) statt eines Papieroriginals nachteilig für den Prozessbeteiligten ausgewirkt hätte.