ECM bei der Stadt Freisind eingeführt.

OPTIMAL SYSTEMS liefert ECM-Software für die Stadt Freising

Der ECM-Hersteller hat sich in einer EU-weiten Ausschreibung durchgesetzt.

Berlin, 17. September 2013: Die Stadt Freising hat die OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Hannover mbH mit der Einführung eines ECM-Systems als verwaltungsweite Informationsmanagementplattform beauftragt. OPTIMAL SYSTEMS erhielt den Zuschlag einer EU-weiten Ausschreibung.

Die Große Kreis- und Universitätsstadt Freising hatte sich für die Anschaffung einer Software für Dokumentenmanagement und digitale Archivierung umgesehen, um eine zentrale Informationsplattform zu etablieren und Verwaltungsabläufe transparenter zu gestalten. „Bisher arbeiteten wir mit Papierakten, mit dem Umstieg auf digitale Akten und die Nutzung digitaler Workflows werden wir unsere Arbeitsprozesse erheblich optimieren können“, so Elmar Kaiser, Leiter EDV und Informationstechnik, Stadt Freising.

Die Software von OPTIMAL SYSTEMS überzeugte unter anderem in Punkto Funktionalität, Usability und Flexibilität. Geplant ist eine mehrstufige Einführung der Software hin zu einer Informationsplattform für die gesamte Stadtverwaltung. Das Projekt startet mit der Realisierung diverser digitaler Akten, wie etwa Wohnungsvergabeakte und die Gaststättenakte sowie mit einer Lösung für den Sitzungsdienst und die Kasse. Im Bereich der Kasse übernimmt das ECM die Verwaltung und Archivierung von umfangreichen Dokumenten wie etwa die Ausgaben- und Einnahmeanordnungen. Die ECM-Kassenlösung wird an das Fachverfahren OK-FIS (AKDB) angebunden, sodass z. B. eingescannte Zahlungsanordnungen automatisch in einer digitalen Akte angelegt und revisionssicher archiviert werden. Über einen Barcode werden die gescannten Dokumente automatisch verschlagwortet und im richtigen Vorgang digital abgelegt. Geplant ist in einem weiteren Schritt der Einsatz von Workflows, um zum Beispiel eine Anordnung an den zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Mittelfristig werden rund 150 Mitarbeiter mit der Software von OPTIMAL SYSTEMS in der Stadtverwaltung arbeiten.